1. Giới thiệu vấn đề 

Trong chuỗi cung ứng, kho hàng chính là mắt xích quan trọng, vừa duy trì sự ổn định cho hoạt động sản xuất, vừa giữ vai trò trung tâm trong khâu lưu thông và phân phối sản phẩm. Không chỉ là nơi lưu trữ nguyên vật liệu hoặc thành phẩm, kho hàng còn là nền tảng bảo đảm sự liền mạch từ sản xuất cho đến phân phối, đồng thời góp phần đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng của khách.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, vẫn đang quản lý kho bằng phương pháp thủ công hoặc phần mềm rời rạc, thiếu sự kết nối. Điều này dẫn đến những hậu quả như: sai lệch tồn kho, thất thoát hàng hóa, khó khăn trong việc kiểm soát tuổi hàng tồn, cũng như chậm trễ trong quá trình giao nhận.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, chỉ một sai lệch nhỏ trong khâu quản lý kho cũng có thể kéo theo chi phí dư thừa và làm doanh nghiệp đánh mất cơ hội kinh doanh và làm suy giảm uy tín thương hiệu. Chính vì vậy, module kho hàng trong hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) đã trở thành giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp kiểm soát kho một cách chính xác, đồng bộ và hiệu quả hơn, từ đó tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

2. Lợi ích mang lại

Việc triển khai thành công module kho hàng trong ERP không chỉ dừng lại ở việc quản lý kho mà còn mang đến cho doanh nghiệp một loạt lợi ích to lớn:

2.1. Quản lý tồn kho một cách khoa học và chính xác:

Hệ thống cho phép giám sát hàng hóa theo lô, vị trí, mã vạch, hạn sử dụng cũng như thời gian lưu giữ. Việc này giúp ngăn ngừa tình trạng hết hạn, ứ đọng hoặc mất kiểm soát chất lượng.

2.2. Khả năng truy xuất thông tin nhanh và chính xác:

Nhân viên kho có thể dễ dàng tra cứu dữ liệu theo số lô, cuộn, pallet hoặc kiện hàng chỉ với vài thao tác, từ đó quy trình nhập – xuất trở nên minh bạch và tối ưu hơn.

2.3. Tự động hóa quy trình:

Từ khâu nhập-xuất- tồn đều được thực hiện dựa trên phiếu và đơn hàng điện tử, hạn chế tối đa lỗi thủ công. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí vận hành.

2.4. Cảnh báo và hỗ trợ lập kế hoạch:

Hệ thống ERP đưa ra cảnh báo khi tồn kho chạm ngưỡng tối thiểu, đồng thời gợi ý lập kế hoạch đặt hàng phù hợp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giữ được sự hài hòa giữa hàng tồn kho và nhu cầu thực tế của hoạt động sản xuất – kinh doanh.

2.5. Kết nối xuyên suốt giữa các bộ phận:

ERP cho phép dữ liệu kho được đồng bộ với kế toán, sản xuất, bán hàng và mua hàng. Nhờ hệ thống ERP, dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, luôn đảm bảo tính chính xác và loại bỏ hoàn toàn tình trạng chênh lệch số liệu giữa các bộ phận.

3. Giải pháp đề xuất

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe trong quản lý kho, WATATECH đã phát triển WT-WMS, hệ thống quản lý kho nằm trong nền tảng WT-ERP. Đây là giải pháp chuyên biệt, phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các ngành có yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu và thành phẩm.

WT-WMS mang lại nhiều tính năng nổi bật có thể kể đến như:

• Hỗ trợ quản lý đồng thời nhiều kho, khu vực và vị trí lưu trữ dựa trên sơ đồ thực tế, giúp người dùng dễ dàng hình dung và thao tác.
• Hỗ trợ quản lý tồn kho theo nhiều đơn vị tính khác nhau: cuộn, khổ, pallet, thùng, kiện… giúp phù hợp với đặc thù từng ngành.
• Tích hợp công nghệ nhận dạng hiện đại: QR code, mã vạch và RFID, giúp kiểm kê và truy xuất hàng hóa nhanh chóng, chính xác.
• Tích hợp Dữ liệu nhập, xuất kho được liên kết trực tiếp với chứng từ kế toán cũng như đơn hàng mua bán, giúp loại bỏ gần như hoàn toàn tình trạng nhập liệu trùng lặp.
• Cho phép phân quyền quản lý chi tiết: hệ thống kiểm soát quyền xuất – nhập theo từng nhân viên và ca làm, qua đó tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc.

4. Cách triển khai hiệu quả module kho ERP

Để triển khai thành công module kho ERP, doanh nghiệp không chỉ cần hệ thống tốt mà còn cần chiến lược đúng đắn. Một số lưu ý quan trọng bao gồm:

4.1. Xây dựng sơ đồ kho rõ ràng:

Trước khi nhập dữ liệu vào hệ thống, doanh nghiệp cần chuẩn hóa sơ đồ kho, quy tắc đặt vị trí, định danh hàng hóa để đảm bảo mọi người thao tác nhất quán.

4.2. Huấn luyện nhân sự:

Đội ngũ kho cần được đào tạo bài bản về quy trình mới, bao gồm thao tác trên hệ thống, cách đặt mã hàng hóa và phương pháp kiểm kê định kỳ. Đây chính là chìa khóa đảm bảo tính hiệu quả khi triển khai.

4.3. Kết nối dữ liệu liên phòng ban:

Một module kho chỉ phát huy tối đa khi được liên thông với sản xuất và kế toán. Nhờ đó, dữ liệu luôn được cập nhật theo thời gian thực, tránh lệch số liệu.

4.4. Thiết lập cảnh báo thông minh:

Doanh nghiệp nên đặt ngưỡng tồn kho tối đa – tối thiểu phù hợp để tránh rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

4.5. Kiểm kê định kỳ:

Dù đã có ERP, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện kiểm kê định kỳ, đối chiếu với hệ thống để đảm bảo độ chính xác, đồng thời phát hiện kịp thời các sai lệch bất thường.

5. Kinh nghiệm thực tế

Một ví dụ điển hình là một doanh nghiệp sản xuất bao bì tại Hải Phòng. Trước khi áp dụng hệ thống, doanh nghiệp vẫn quản lý kho bằng phương pháp thủ công, dẫn đến tình trạng chênh lệch thường xuyên giữa dữ liệu ghi chép và số liệu thực tế. Sau khi áp dụng WT-WMS để quản lý hơn 2,000 cuộn nguyên vật liệu và thành phẩm mỗi tháng, chỉ sau 3 tháng, kết quả đạt được rất ấn tượng:

• Giảm tới 95% sai lệch tồn kho giữa thực tế và hệ thống.
• Nhờ triển khai mã vạch và QR code, tốc độ xử lý xuất kho đã được cải thiện đến 40%, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác.
• Tự động hóa toàn bộ quy trình đối soát kho với kế toán theo từng ca, giúp tiết kiệm hàng chục giờ công mỗi tháng

Trường hợp này cho thấy, việc triển khai ERP không chỉ là xu hướng, mà còn là đòn bẩy chiến lược để doanh nghiệp tối ưu vận hành, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

6. Kết luận hành động

Module kho hàng trong ERP không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là nền tảng cốt lõi để doanh nghiệp tiến tới số hóa toàn diện. Việc triển khai module này giúp doanh nghiệp:

• Giảm thất thoát và sai lệch hàng hóa
• Tối ưu luân chuyển kho vận
• Kết nối liền mạch với các bộ phận khác
• Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng

Giải pháp WT-WMS của WATATECH mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý kho hiện đại, đồng bộ, có khả năng mở rộng linh hoạt và đáp ứng tối đa nhu cầu tăng trưởng trong tương lai. Doanh nghiệp không nên đợi đến khi kho bãi rơi vào tình trạng rối loạn mới nghĩ đến cải tiến. Việc số hóa kho hàng ngay từ bây giờ chính là bước khởi đầu quan trọng để kiến tạo một chuỗi cung ứng minh bạch, hiệu quả và phát triển bền vững trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0.