Triển khai ERP thất bại thường do khâu chuẩn bị. Doanh nghiệp cần hiểu đúng ERP, chuẩn hóa dữ liệu, xác định KPI và xây dựng đội dự án trước khi triển khai.
1. Vì sao nhiều dự án ERP không đạt hiệu quả như kỳ vọng?
Thực tế cho thấy, không ít doanh nghiệp đầu tư triển khai ERP nhưng sau vài tháng hệ thống vận hành không ổn định, báo cáo sai lệch và nhân sự quay lại làm việc thủ công. Nguyên nhân thường không đến từ phần mềm, mà xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ trước khi triển khai ERP.
ERP là một dự án thay đổi cách vận hành, không chỉ là việc cài đặt hệ thống. Nếu thiếu sự chuẩn bị về nhận thức, dữ liệu, mục tiêu và con người, ERP rất khó phát huy hiệu quả.
2. Những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi triển khai ERP
4 việc cần làm khi triển khai ERP
2.1. Hiểu đúng bản chất của hệ thống ERP
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần hiểu rõ rằng ERP không chỉ là phần mềm nhập liệu, mà là hệ thống giúp chuẩn hóa và liên thông toàn bộ quy trình vận hành.
(Tham khảo thêm: ERP là gì? Vì sao doanh nghiệp cần hệ thống ERP?).
ERP đóng vai trò như một trung tâm điều phối dữ liệu, kết nối các hoạt động từ bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, kế toán đến báo cáo quản trị. Khi được thiết kế đúng, ERP giúp loại bỏ thao tác thủ công, giảm sai lệch dữ liệu và tạo nền tảng cho tự động hóa vận hành theo thời gian thực.
2.2. Xác định mục tiêu và KPI rõ ràng cho dự án ERP
Một trong những sai lầm phổ biến là triển khai ERP chỉ với mục tiêu “có hệ thống cho hiện đại”. Thay vào đó, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cụ thể và đo lường được cho dự án ERP.
Ví dụ:
- Giảm sai lệch tồn kho và vòng quay hàng tồn
- Tự động hóa lập kế hoạch sản xuất hoặc mua hàng
- Cung cấp báo cáo quản trị theo thời gian thực
- Rút ngắn thời gian tổng hợp số liệu cho lãnh đạo
Việc xác định mục tiêu và KPI ngay từ đầu giúp doanh nghiệp đánh giá đúng hiệu quả triển khai và tránh tình trạng ERP vận hành nhưng không tạo ra giá trị rõ ràng.
2.3. Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình trước khi đưa vào ERP
ERP chỉ có thể vận hành tự động khi dữ liệu đầu vào được chuẩn hóa. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần rà soát và thống nhất các yếu tố cốt lõi như mã hàng, BOM, vật tư, đơn vị tính, quy tắc nhập liệu và luồng quy trình giữa các phòng ban.
Khi dữ liệu và quy trình chưa được chuẩn hóa, ERP rất dễ phản ánh sai thực tế vận hành, dẫn đến tình trạng báo cáo lệch và khó kiểm soát. Đây cũng là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào bài toán “thủng dữ liệu” trong vận hành.
(Xem thêm: ERP xử lý ra sao khi quy trình rời rạc khiến doanh nghiệp “thủng dữ liệu”?).
2.4. Xây dựng đội ngũ triển khai ERP nội bộ
ERP không phải là dự án riêng của bộ phận IT. Đây là dự án thay đổi cách vận hành của toàn doanh nghiệp, vì vậy cần có đội dự án nội bộ với sự tham gia của đại diện các phòng ban liên quan.
Đội ngũ này cần có người chịu trách nhiệm điều phối, ra quyết định và phối hợp với đơn vị triển khai, nhằm đảm bảo hệ thống ERP phản ánh đúng thực tế vận hành và được nhân sự sử dụng hiệu quả.
3. WT-ERP: Giải pháp ERP cho doanh nghiệp Việt
WT-ERP được thiết kế dành cho các doanh nghiệp Việt, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất và vận hành nhiều phòng ban. Giải pháp không chỉ tập trung vào triển khai phần mềm, mà hướng đến việc xây dựng nền tảng vận hành dựa trên dữ liệu, thông qua chuẩn hóa quy trình, liên thông dữ liệu và hỗ trợ tự động hóa theo từng giai đoạn.
Khi hệ thống ERP được chuẩn bị và triển khai đúng cách, dữ liệu không chỉ phục vụ báo cáo mà trở thành công cụ hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh và chính xác hơn trong toàn bộ hoạt động doanh nghiệp.
