64% dự án ERP vượt ngân sách không phải do công nghệ mà do sai lầm trong lập kế hoạch và triển khai. Phân tích thực trạng và giải pháp triển khai ERP hiệu quả.
1. Thực Trạng Triển Khai ERP: Vì Sao Phần Lớn Dự Án ERP Vượt Ngân Sách?
Theo nhiều nghiên cứu trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, 64% các dự án ERP bị vượt ngân sách so với kế hoạch ban đầu. Điều đáng nói là nguyên nhân không đến từ công nghệ, mà chủ yếu xuất phát từ cách doanh nghiệp lập kế hoạch, lựa chọn giải pháp và triển khai ERP không phù hợp với thực tế vận hành.
Nhiều doanh nghiệp tiếp cận ERP như một dự án mua phần mềm, trong khi trên thực tế, triển khai ERP là một bài toán tổng thể về quản trị. ERP chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp hiểu rõ chính mình, bao gồm:
- Quy trình nội bộ đang vận hành ra sao
- Con người và cách phối hợp giữa các phòng ban
- Mục tiêu quản trị và tăng trưởng trong trung và dài hạn
Khi những yếu tố này chưa được làm rõ ngay từ đầu, dự án ERP rất dễ rơi vào tình trạng thay đổi yêu cầu liên tục, phát sinh chi phí ngoài kế hoạch hoặc không được sử dụng hiệu quả sau triển khai. Trong nhiều trường hợp, ERP trở thành một khoản chi phí lớn nhưng không mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.
Quan trọng hơn, vấn đề cốt lõi nằm ở việc doanh nghiệp xem ERP là dự án công nghệ, thay vì một dự án chuyển đổi cách vận hành và quản trị.
2. 5 Sai Lầm Khiến Dự Án ERP Vượt Ngân Sách
5 Sai Lầm Khiến Dự Án ERP Vượt Ngân Sách
2.1. Không đánh giá đúng hiện trạng doanh nghiệp
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là triển khai ERP khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ chính mình đang vận hành ra sao. Nhiều doanh nghiệp không có sơ đồ quy trình rõ ràng, không xác định được điểm nghẽn thực sự trong vận hành, nhưng vẫn kỳ vọng ERP sẽ “giải quyết tất cả”.
Khi hiện trạng không được đánh giá đúng, yêu cầu đưa ra cho hệ thống thường thiếu nhất quán, dẫn đến việc chỉnh sửa, mở rộng liên tục trong quá trình triển khai và làm đội chi phí ngoài kế hoạch.
2.2. Chọn dự án ERP không phù hợp với quy mô và giai đoạn phát triển
Không ít doanh nghiệp lựa chọn triển khai ERP dựa trên danh sách tính năng hoặc thương hiệu, thay vì mức độ phù hợp với quy mô và năng lực vận hành hiện tại.
ERP quá phức tạp sẽ khiến:
- Nhân sự khó sử dụng
- Thời gian đào tạo kéo dài
- Phát sinh chi phí vận hành cao
Ngược lại, dự án ERP quá đơn giản lại không đủ khả năng hỗ trợ tăng trưởng, buộc doanh nghiệp phải nâng cấp hoặc thay thế sớm hơn dự kiến, làm tăng tổng chi phí đầu tư.
2.3. Triển khai ERP “một lần cho tất cả”
Nhiều dự án ERP thất bại vì doanh nghiệp cố gắng triển khai toàn bộ hệ thống trong một lần, thay vì chia theo từng giai đoạn. Cách làm này khiến ngân sách bị dồn lớn ngay từ đầu, nhân sự quá tải và rủi ro triển khai tăng cao.
Trong khi đó, ERP là hệ thống có thể mở rộng theo từng module và từng giai đoạn phát triển. Việc không có lộ trình rõ ràng khiến dự án dễ vượt ngân sách và khó kiểm soát hiệu quả.
2.4. Thiếu sự tham gia của lãnh đạo và người dùng cuối
ERP không phải là dự án riêng của phòng IT hay kế toán. Nếu ban lãnh đạo không tham gia định hướng và người dùng cuối không được lắng nghe trong quá trình thiết kế hệ thống, ERP rất dễ gặp tình trạng “có mà không dùng”.
Khi người sử dụng không hiểu hoặc không thấy giá trị của hệ thống, doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm chi phí đào tạo, chỉnh sửa hoặc thậm chí bỏ dở dự án giữa chừng.
2.5. Không có lộ trình và KPI triển khai rõ ràng
Một dự án ERP không có KPI đo lường theo từng giai đoạn sẽ rất khó đánh giá hiệu quả. Khi không biết hệ thống mang lại giá trị gì, ở giai đoạn nào, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chi phí và khó ra quyết định tiếp tục hay điều chỉnh dự án.
3. Khi ERP Được Triển Khai Đúng, Doanh Nghiệp Nhận Được Gì?
Khi được triển khai đúng cách và đúng thời điểm, ERP trở thành nền tảng quản trị cốt lõi giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Trước hết, quy trình vận hành được chuẩn hóa, giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng và giảm phụ thuộc vào cá nhân. Đồng thời, dữ liệu được minh bạch và cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
Quan trọng hơn, ERP giúp kiểm soát chi phí dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì ước lượng cảm tính. Doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô, thêm chi nhánh hoặc tăng sản lượng mà không làm “vỡ hệ thống” quản lý.
4. Triển Khai ERP Như Thế Nào Để Không Trở Thành Gánh Nặng Chi Phí?
Để ERP thực sự mang lại giá trị, doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận ngay từ đầu. Thay vì hỏi “mua phần mềm nào”, hãy bắt đầu bằng việc đánh giá hiện trạng và xác định mục tiêu quản trị rõ ràng.
Một lộ trình ERP hiệu quả thường bao gồm:
- Đánh giá quy trình và dữ liệu hiện tại
- Xác định mục tiêu ưu tiên theo từng giai đoạn
- Triển khai ERP theo từng bước, không dàn trải
- Đào tạo và đồng hành cùng người dùng trong suốt quá trình vận hành
ERP nên được xem là khoản đầu tư dài hạn, không phải chi phí ngắn hạn.
(Xem thêm: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?)
5. Vì Sao Doanh Nghiệp Chọn WATATECH?
Vì Sao Doanh Nghiệp Chọn WATATECH?
WATATECH không tiếp cận ERP như một sản phẩm đóng gói sẵn. Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn đánh giá hiện trạng, xây dựng lộ trình đến triển khai theo từng bước phù hợp với thực tế vận hành.
Với:
- 382+ dự án ERP đã triển khai
- Hơn 10 năm kinh nghiệm trong tư vấn và triển khai ERP
- Đội ngũ 100+ kỹ sư và chuyên gia công nghệ
WATATECH giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, giảm rủi ro triển khai và tối đa hóa giá trị đầu tư ERP.
6. Kết Luận: Đừng Để ERP Trở Thành Khoản Chi Phí Lãng Phí
ERP có thể là gánh nặng tài chính hoặc trở thành đòn bẩy tăng trưởng dài hạn. Sự khác biệt không nằm ở phần mềm, mà nằm ở cách doanh nghiệp tiếp cận và triển khai ERP.
Nếu được triển khai đúng lộ trình, ERP sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, minh bạch hơn và sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.
