Tồn kho sai lệch, kiểm kê chậm và thất thoát liên tục đang khiến nhiều doanh nghiệp đội chi phí và gián đoạn sản xuất mà không nhận ra.
1. Khi tồn kho không chính xác, vấn đề không chỉ nằm ở kho
Trong nhiều doanh nghiệp, tồn kho trên hệ thống không phản ánh đúng thực tế. Số liệu nhập – xuất được ghi nhận thủ công, phụ thuộc vào con người và các file Excel rời rạc. Ban đầu, sai lệch chỉ là vài mã hàng. Nhưng theo thời gian, những sai lệch nhỏ này tích tụ và trở thành rủi ro lớn cho toàn bộ vận hành.
Quản lý kho lúc này không còn là bài toán của riêng bộ phận kho, mà ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất, bán hàng, kế toán và dòng tiền.
2. Những “nỗi đau” quen thuộc trong quản lý tồn kho thủ công
Những “nỗi đau” quen thuộc trong quản lý tồn kho thủ công
Tồn kho trên hệ thống không khớp với thực tế
Doanh nghiệp tin rằng còn hàng trong kho, nhưng khi sản xuất hoặc xuất bán mới phát hiện đã thiếu. Ngược lại, có những vật tư tồn lâu nhưng không ai nhận ra, dẫn đến dư thừa và lãng phí vốn.
Kiểm kê mất thời gian nhưng vẫn không chính xác
Mỗi kỳ kiểm kê là một lần gián đoạn vận hành. Nhân sự phải huy động nhiều người, kiểm đếm thủ công, đối chiếu số liệu. Tuy nhiên, sau kiểm kê, sai lệch vẫn tiếp tục phát sinh vì quy trình nhập – xuất không được kiểm soát chặt chẽ.
Thất thoát vật tư khó truy vết
Khi xảy ra mất mát hoặc chênh lệch, doanh nghiệp không xác định được nguyên nhân đến từ đâu: sai thao tác, xuất nhầm, ghi nhận thiếu hay gian lận. Không truy được theo lô, vị trí hay lịch sử xuất – nhập khiến việc xử lý chỉ dừng ở “ước đoán”.
Kế hoạch sản xuất và mua hàng luôn bị động
Dữ liệu tồn kho không chính xác khiến bộ phận kế hoạch và mua hàng liên tục phải “chữa cháy”: lúc thì thiếu nguyên vật liệu, lúc thì mua dư để phòng ngừa. Điều này làm tăng chi phí lưu kho, chi phí vốn và kéo theo rủi ro gián đoạn sản xuất.
Mỗi phòng ban một con số
Kho, sản xuất, bán hàng và kế toán không dùng chung một dữ liệu tồn kho. Mỗi bộ phận nhìn thấy một con số khác nhau, dẫn đến mâu thuẫn nội bộ, báo cáo không thống nhất và lãnh đạo không có bức tranh thực tế để ra quyết định.
3. Hệ quả mà doanh nghiệp thường đánh giá thấp
Những vấn đề tồn kho không chính xác không bộc lộ ngay lập tức, nhưng về dài hạn, doanh nghiệp phải trả giá bằng:
- Chi phí lưu kho và chi phí vốn tăng cao
- Sản xuất bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu
- Mất uy tín với khách hàng vì giao hàng chậm
- Gia tăng áp lực cho đội ngũ vận hành
- Quyết định quản trị dựa trên dữ liệu sai lệch
Quan trọng hơn, doanh nghiệp không thể mở rộng quy mô khi nền tảng dữ liệu tồn kho còn thiếu minh bạch và không kiểm soát được rủi ro.
4. Quản lý tồn kho không còn là bài toán thủ công
Trong bối cảnh doanh nghiệp cần vận hành nhanh, chính xác và tối ưu chi phí, quản lý tồn kho bằng Excel hoặc quy trình thủ công không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần một hệ thống giúp nhìn thấy tồn kho thực tế theo thời gian thực, kiểm soát luồng nhập – xuất và hạn chế tối đa sai lệch ngay từ gốc.
WT-IMS được phát triển để giải quyết chính những nỗi đau này trong quản lý tồn kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác, minh bạch và chủ động hơn trong toàn bộ chuỗi vận hành.
Việc chuyển đổi từ quản lý tồn kho thủ công sang hệ thống tập trung là bước đi quan trọng. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm giải pháp WT-IMS tại Giải pháp quản lý tồn kho để có cái nhìn đầy đủ hơn.
