1. Giới thiệu vấn đề

Trong bối cảnh nền kinh tế số hóa nhanh chóng, nhiều doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam – đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), vẫn đang dùng Excel như công cụ chính để quản lý sản xuất. Excel có ưu điểm quen thuộc, chi phí đầu tư thấp, dễ sử dụng ban đầu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất, gia tăng số lượng đơn hàng, phức tạp hóa quy trình, yêu cầu quản trị cao hơn thì Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế: rủi ro sai sót, khó đồng bộ dữ liệu, thiếu kiểm soát thời gian thực, khó truy xuất nguồn gốc, rất dễ bị hụt kế hoạch do thông tin không cập nhật kịp.

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) được xem như giải pháp tối ưu hơn để quản lý sản xuất một cách chuyên nghiệp. ERP tích hợp các bộ phận như kế hoạch sản xuất, quản lý kho, nhân sự, chất lượng, tài chính vào một hệ thống chung. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hoạt động, ra quyết định nhanh, giảm lãng phí.

2. Xu hướng & thị trường ERP tại Việt Nam năm 2024-2025

Để làm rõ hơn vì sao ERP ngày càng được ưu tiên hơn Excel, có một số xu hướng & số liệu đáng chú ý:

• Theo Statista, năm 2025 thị trường phần mềm ERP Việt Nam được dự báo đạt khoảng 50,42 triệu USD, với tốc độ tăng trưởng trung bình hằng năm khoảng 6,58% trong giai đoạn 2025-2030.
  
• Các doanh nghiệp không chỉ triển khai ERP như một phần mềm hỗ trợ, mà tập trung vào chất lượng giải pháp: tính năng real-time dashboard, khả năng tích hợp AI, tự động hóa, đám mây (cloud), IoT.
  
• Xu hướng ERP trên nền tảng đám mây (Cloud ERP) càng trở nên phổ biến, vì nó giúp giảm chi phí phần cứng, bảo trì, triển khai nhanh chóng và hỗ trợ truy cập từ xa
  
• Các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu yêu cầu nhiều hơn về tính năng quản lý linh hoạt cho các nhà xưởng phân tán, quản lý đa địa điểm, mã QR/phân tích lỗi, chất lượng, chuỗi cung ứng mở rộng và truy xuất nguồn gốc.

3. So sánh chi tiết: Excel vs ERP trong quản lý sản xuất

Dưới đây là bảng so sánh được mở rộng, thêm một số tiêu chí có thể ảnh hưởng quan trọng:

4. Những lợi ích mới nếu dùng ERP

• Tăng năng suất & giảm sai sót: Theo thống kê từ các doanh nghiệp triển khai ERP, thời gian thao tác thủ công giảm tới ~50% so với khi làm hoàn toàn bằng Excel.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực: Những số liệu như tồn kho, tiến độ sản xuất, trạng thái máy móc được cập nhật liên tục, giúp lãnh đạo kịp thời điều chỉnh.
  
• Tiết kiệm chi phí dài hạn: Nhờ quản lý tồn kho tốt hơn, giảm nguyên vật liệu dư thừa, giảm phế phẩm, tối ưu hóa nhân lực ca, máy, nên chi phí sản xuất giảm đáng kể.
  
• Khả năng thích ứng với biến động bên ngoài: Khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn (ví dụ do COVID-19, hay biến động giá nguyên liệu), ERP giúp doanh nghiệp nhanh chuyển đổi nguồn cung, điều chỉnh kế hoạch sản xuất để hạn chế rủi ro.

5. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang ERP?

Dựa trên các nghiên cứu & kinh nghiệm thực tế, đây là những trường hợp doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Quy mô sản xuất & số lượng nhân sự: khi số nhân sự sản xuất vượt ~30 người, có nhiều ca làm việc, nhiều máy thiết bị cần quản lý.
• Số lượng đơn hàng & độ phức tạp: mỗi ngày có nhiều đơn hàng, đơn hàng thay đổi thường xuyên, sản phẩm đa dạng, BOM phức tạp.
• Yêu cầu chuẩn mực chất lượng & truy xuất nguồn gốc: khi doanh nghiệp xuất khẩu hoặc muốn đạt các chứng nhận quốc tế.
• Kho nguyên liệu & hàng tồn kho lớn, chuỗi cung ứng phức tạp: cần quản lý nhiều vật tư, nhiều nguồn cung cấp, nhiều kho.
• Nhu cầu báo cáo & phân tích thời gian thực: lãnh đạo muốn nhìn thấy dashboard, báo cáo tự động để ra quyết định nhanh.
• Tài chính & chi phí vận hành cao do sai sót hoặc chậm trễ: nếu Excel gây ra lỗi mất mát, chậm giao hàng, chi phí nhân công phụ chỉnh sửa, thì chi phí ẩn này có thể vượt chi phí đầu tư ERP trong thời gian ngắn.

6. Giới hạn & thách thức khi chuyển sang ERP

Không phải lúc nào chuyển ERP cũng dễ dàng. Có những thách thức cần lưu ý:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao, cần ngân sách cho phần mềm, triển khai, đào tạo.
• Sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp: nhân viên quen làm bằng Excel, sợ thay đổi; cần đào tạo, thích nghi.
• Thời gian triển khai có thể dài, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều nhà máy, nhiều địa điểm.
• Rủi ro chọn phần mềm không phù hợp: nếu chọn ERP thiếu tính năng, khó tùy biến, hỗ trợ kém thì không đạt hiệu quả.
• Yêu cầu về hạ tầng CNTT: nếu doanh nghiệp chưa có kết nối Internet tốt, máy chủ, bảo mật thì việc sử dụng ERP (đặc biệt Cloud ERP) có thể gặp khó khăn.

7. Giải pháp nâng cấp với hệ sinh thái phần mềm WATATECH

Dựa vào những thông tin xu hướng & nhu cầu thực tế, WATATECH có thể đưa ra lộ trình triển khai ERP theo các bước sau để giảm rủi ro, tối ưu chi phí:

Giai đoạn 1 – Cần thiết nhất: Chọn một module nhỏ (ví dụ quản lý tồn kho + BOM + báo cáo cơ bản) để bắt đầu thử nghiệm thực tế.
Giai đoạn 2 – Mở rộng tự động hóa: Triển khai các module MES (theo dõi tiến độ), quản lý máy móc, ca làm việc, quản lý chất lượng.
Giai đoạn 3 – Tăng tính linh hoạt & tối ưu: Thêm tính năng như truy xuất nguồn gốc, mã QR/QR code, QR trên bao bì, tích hợp IoT, ứng dụng di động, báo cáo dashboard tùy biến.
Giai đoạn 4 – Số hóa & dữ liệu lớn, AI: Dự đoán nhu cầu vật tư, tự động điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi, phân tích dữ liệu lớn (big data) để tối ưu chi phí sản xuất và logistic.

8. Trường hợp thực tế & kết quả đo lường

Công ty TNHH SX Cơ Khí P.V tại Bình Dương thực hiện chuyển đổi từ quy trình quản lý sản xuất bằng Excel sang giải pháp WT-ERP và WT-MES:

• Trước khi chuyển: thời gian tổng hợp báo cáo sản xuất mất 2 ngày, sau chuyển còn 30 phút, tiết kiệm ~98% thời gian làm báo cáo.
• Tỷ lệ thất thoát nguyên vật liệu giảm 25%, nhưng nếu tính đủ cả chi phí nhân công, chi phí lưu kho, có thể tiết kiệm thêm ~15–20% tổng chi phí sản xuất.
• Sản lượng sản xuất theo đơn hàng, ca sản xuất được kiểm soát chặt, giảm lỗi giao hàng muộn, cải thiện được độ tin cậy với khách hàng.
• Chất lượng sản phẩm, phế phẩm được ghi nhận theo từng lô, mức độ sai lỗi giảm (ví dụ từ 3% xuống ~1%), giúp tiết kiệm chi phí tái chế hay bảo hành.

9. Kết luận hành động

Excel có thể là công cụ tạm thời phù hợp với giai đoạn khởi đầu, nhưng khi doanh nghiệp sản xuất phát triển thì sẽ tránh được nhiều sai sót & chi phí nếu chuyển sang ERP.

Nếu bạn làm chủ doanh nghiệp hoặc quản lý sản xuất, mình gợi ý các bước sau:

• Đánh giá nội bộ: liệt kê các vấn đề hiện có khi dùng Excel (sai sót, trễ báo cáo, thất thoát vật tư, lỗi đơn hàng …).
• Xác định các yêu cầu cần thiết cho ERP: số lượng ca, đơn hàng, quản lý máy, báo cáo, truy xuất nguồn gốc…
• Lựa chọn nhà cung cấp ERP có kinh nghiệm trong ngành bạn (cơ khí, điện tử, thực phẩm, may mặc …) và có khả năng tùy biến.
• Bắt đầu thử nghiệm với module nhỏ, sau đó mở rộng dần.
• Theo dõi kết quả đo lường: hiệu suất, chi phí, sai sót, thời gian xử lý, độ hài lòng nhân viên, khách hàng.

Đừng để Excel trở thành rào cản cho sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy để WATATECH đồng hành trong hành trình chuyển đổi số quản lý sản xuất, từ quản lý kho, kế hoạch, nhân sự đến báo cáo thông minh.

Hãy bắt đầu chuyển đổi ngay hôm nay cùng WATATECH

Bạn có thể tìm đọc thêm tài liệu về xu hướng ERP tại Việt Nam

>>Xu Hướng Không Thể Ngó Lơ: Phần Mềm Sản Xuất Công Nghiệp 4.0

>>Hướng Dẫn Chi Tiết: Chuyển Đổi Số Trong Sản Xuất Từ Góc Nhìn Thực Tiễn