Vì sao nhiều doanh nghiệp triển khai ERP thất bại trong khi doanh nghiệp khác vận hành rất hiệu quả? Bài viết phân tích cách làm đúng và sai khi triển khai ERP.
1. Cùng triển khai ERP, vì sao kết quả lại khác nhau?
Rất nhiều doanh nghiệp bắt đầu dự án ERP với kỳ vọng hệ thống sẽ giúp giải quyết các vấn đề về dữ liệu, quy trình và báo cáo. Tuy nhiên, thực tế triển khai lại cho thấy một nghịch lý: có doanh nghiệp vận hành ERP rất trơn tru, trong khi nhiều doanh nghiệp khác sử dụng một thời gian rồi bỏ dở.
Không ít người cho rằng nguyên nhân nằm ở việc phần mềm không phù hợp. Nhưng trên thực tế, phần mềm hiếm khi là yếu tố quyết định thành bại của một dự án ERP.
ERP chỉ phản ánh đúng một điều: doanh nghiệp đang vận hành như thế nào.
Nếu trước khi có ERP, quy trình đã rối, dữ liệu đã lệch, mỗi phòng ban đã quen làm theo cách riêng và lãnh đạo chưa thật sự điều hành bằng số liệu, thì ERP chỉ đơn giản là đưa những vấn đề đó lên hệ thống.
2. Vì sao nhiều dự án triển khai ERP thất bại?
Phần lớn các dự án ERP không đạt được kỳ vọng đều xuất phát từ những sai lầm mang tính hệ thống trong cách tiếp cận và tổ chức triển khai.
Nguyên nhân triển khai ERP dễ thất bại
2.1. Bắt đầu từ phần mềm, không bắt đầu từ vận hành
Nhiều doanh nghiệp đi tìm giải pháp ERP trước khi hiểu rõ:
- Quy trình mình đang vận hành ra sao
- Dữ liệu đang sai lệch ở đâu
- Điểm nghẽn nằm tại khâu nào
Khi quy trình chưa được chuẩn hóa, ERP không thể giúp doanh nghiệp “thông minh hơn”. Hệ thống chỉ số hóa lại một cách vận hành vốn đã rối.
2.2. Quy trình mơ hồ, dữ liệu rời rạc
Một tình trạng rất phổ biến:
- Mỗi phòng ban quản lý dữ liệu theo cách riêng
- Mã hàng, định mức, cách ghi nhận không thống nhất
- Không có chuẩn dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp
Trong bối cảnh đó, ERP không thể tạo ra báo cáo đúng. Dữ liệu đầu vào sai thì kết quả đầu ra chắc chắn sai, và hệ thống rất nhanh sẽ mất niềm tin từ người dùng.
Đây cũng chính là tình trạng “thủng dữ liệu” trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay – khi quy trình rời rạc khiến hệ thống không thể phản ánh đúng thực tế vận hành (xem phân tích chi tiết tại: ERP xử lý ra sao khi quy trình rời rạc khiến doanh nghiệp “thủng dữ liệu”?).
2.3. Triển khai dồn dập khi tổ chức chưa sẵn sàng
Nhiều doanh nghiệp muốn “làm một lần cho xong”, triển khai cùng lúc nhiều phân hệ khi:
- Quy trình chưa ổn định
- Nhân sự chưa quen cách làm mới
- Tổ chức chưa có kỷ luật dữ liệu
Hệ quả là ERP trở thành gánh nặng vận hành, thay vì công cụ hỗ trợ.
2.4. Mỗi phòng ban sử dụng theo một cách khác nhau
Khi không có chuẩn chung:
- Mỗi bộ phận nhập liệu và xử lý theo cách riêng
- Không ai chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng dữ liệu
- Trong cùng một hệ thống tồn tại nhiều “phiên bản sự thật” khác nhau
ERP lúc này không còn là hệ thống quản trị, mà chỉ là một công cụ nhập liệu phức tạp.
2.5. Lãnh đạo không tham gia định hướng và ra quyết định bằng dữ liệu
Triển khai ERP là dự án quản trị, không phải dự án IT.
Nếu ban lãnh đạo không trực tiếp:
- Sử dụng báo cáo từ hệ thống
- Yêu cầu các bộ phận vận hành theo số liệu
- Tham gia vào việc ra quyết định dựa trên dữ liệu
Thì ERP sớm muộn cũng chỉ dừng lại ở mức “có cho đủ”.
3. Doanh nghiệp triển khai ERP thành công thường làm gì khác?
Những doanh nghiệp triển khai ERP thành công không bắt đầu bằng câu hỏi “nên mua phần mềm nào”, mà bắt đầu bằng câu hỏi: “Doanh nghiệp mình đang vận hành sai ở đâu và cần sửa cái gì trước?”
Cách thức triển khai ERP thành công
3.1. Coi triển khai ERP là dự án tái cấu trúc vận hành, không phải dự án IT
Ở các dự án thành công, ERP không do riêng phòng IT hay nhà cung cấp phần mềm dẫn dắt. Dự án luôn có:
- Lãnh đạo tham gia trực tiếp
- Đại diện các phòng ban ngồi lại với nhau
- Và thống nhất lại cách doanh nghiệp sẽ vận hành trong tương lai
Trước khi cấu hình phần mềm, họ vẽ lại luồng công việc: đơn hàng đi thế nào, sản xuất phản hồi ra sao, kho cập nhật lúc nào, kế toán ghi nhận ở đâu. ERP chỉ được đưa vào sau khi mô hình vận hành đã được làm rõ.
3.2. Chấp nhận “làm đau” ở giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu và quy trình
Doanh nghiệp làm ERP nghiêm túc luôn dành rất nhiều thời gian cho việc:
- Dọn lại danh mục vật tư, hàng hóa, khách hàng
- Chuẩn lại BOM, định mức, cách ghi nhận sản lượng
- Thống nhất cách đặt mã, cách ghi nhận chi phí, cách chốt số liệu
Đây là giai đoạn tốn công nhất, dễ bị ngán nhất – nhưng cũng là giai đoạn quyết định ERP có chạy được hay không. Họ hiểu rằng: nếu dữ liệu đầu vào không sạch, thì ERP chỉ tự động hóa sai lệch.
3.3. Không triển khai ồ ạt, mà đi theo từng lớp vận hành
Thay vì “lên full hệ thống cho hoành tráng”, các doanh nghiệp làm tốt thường:
- Ổn định bán hàng – kho – kế toán trước
- Sau đó mới đưa sản xuất, MES, kế hoạch, định mức vào
- Rồi mới tiếp tục mở rộng sang quản trị hiệu suất, phân tích, BI, AI…
Cách làm này giúp tổ chức kịp thích nghi, nhân sự kịp học cách làm mới, và hệ thống không bị quá tải thay đổi cùng lúc.
3.4. Thống nhất một cách làm – và buộc cả tổ chức phải tuân theo
Ở những dự án ERP thành công, có một điểm rất rõ: Không có chuyện mỗi phòng dùng hệ thống theo một kiểu.
Quy trình đã thống nhất thì:
- Nhập liệu phải đúng chỗ
- Chốt số phải đúng thời điểm
- Báo cáo phải lấy từ một nguồn duy nhất
ERP lúc này không còn là “phần mềm hỗ trợ”, mà trở thành luật chơi vận hành của cả doanh nghiệp.
3.5. Quan trọng nhất: lãnh đạo dùng ERP để điều hành hằng ngày
Điểm khác biệt lớn nhất giữa dự án ERP thành công và thất bại là: Ở nơi thành công, lãnh đạo xem số liệu trên hệ thống mỗi ngày và ra quyết định từ đó.
Khi lãnh đạo:
- Không chấp nhận báo cáo ngoài hệ thống
- Không quyết định bằng “ước chừng”
- Và luôn hỏi: “Số này trên ERP đang là bao nhiêu?”
Thì toàn bộ tổ chức tự động nghiêm túc với dữ liệu.
3.6. Triển khai ERP thành công không phải vì phần mềm hay, mà vì cách doanh nghiệp thay đổi
Những doanh nghiệp triển khai ERP thành công đều có một điểm chung:
Họ chấp nhận thay đổi cách làm việc, thay vì cố ép phần mềm phải “giống như trước giờ mình làm”.
ERP không làm doanh nghiệp tốt lên.
ERP chỉ phóng đại cách doanh nghiệp đang vận hành – nếu tốt thì rất mạnh, nếu loạn thì rất lộ.
4. Kết luận
ERP không quyết định doanh nghiệp thành công hay thất bại. Cách doanh nghiệp chuẩn bị và triển khai ERP mới là yếu tố quyết định.
Nếu quy trình còn rối, dữ liệu còn sai và cách quản trị chưa dựa trên số liệu, thì ERP chỉ đơn giản là phơi bày những vấn đề đó rõ hơn. Ngược lại, khi doanh nghiệp sẵn sàng chuẩn hóa vận hành, thống nhất dữ liệu và thay đổi cách ra quyết định, ERP sẽ trở thành nền tảng giúp tổ chức vận hành minh bạch hơn, kiểm soát tốt hơn và mở rộng bền vững hơn.
