WT-IMS được phát triển như một nền tảng quản lý tồn kho hiện đại, giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác, minh bạch dữ liệu và sẵn sàng mở rộng quy mô mà không làm tăng rủi ro vận hành.
1. Thực trạng quản lý tồn kho trong doanh nghiệp hiện nay
Nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với tình trạng số liệu tồn kho trên hệ thống không trùng khớp với thực tế. Việc kiểm kê thường mất nhiều ngày, ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng và sản xuất. Không ít trường hợp phát sinh thất thoát hàng hóa nhưng không thể truy vết nguyên nhân do thiếu lịch sử giao dịch và dữ liệu chi tiết.
Khi quản lý tồn kho bằng Excel hoặc nhiều phần mềm rời rạc, dữ liệu thường bị phân tán giữa các bộ phận như kho, bán hàng và kế toán. Thông tin không được cập nhật theo thời gian thực khiến việc ra quyết định dựa trên số liệu cũ, thiếu chính xác. Điều này đặc biệt nguy hiểm với các doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc mô hình bán hàng đa kênh.
Ngoài ra, việc thiếu hệ thống cảnh báo tồn kho khiến doanh nghiệp khó chủ động trong kế hoạch nhập hàng và sản xuất. Hàng tồn quá nhiều làm tăng chi phí lưu kho và chiếm vốn lưu động, trong khi tồn kho thấp bất ngờ có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp cần một nền tảng quản lý tồn kho tập trung, có khả năng cập nhật realtime, phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định. Đây chính là vai trò cốt lõi của WT-IMS.
2. WT-IMS là gì?
2.1. Tổng quan WT-IMS
WT-IMS (Inventory Management System) là hệ thống quản lý tồn kho thuộc hệ sinh thái ERP của WATATECH. Hệ thống được thiết kế để quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu kho, từ số lượng, giá trị hàng tồn đến lịch sử nhập – xuất – điều chuyển.
WT-IMS cho phép doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo thời gian thực, đồng bộ dữ liệu với các bộ phận bán hàng, sản xuất và kế toán. Nhờ đó, thông tin luôn được cập nhật chính xác và nhất quán trên toàn hệ thống.
2.2. WT-IMS khác gì so với phần mềm kho truyền thống?
Khác với các phần mềm kho cơ bản chỉ tập trung vào nghiệp vụ nhập – xuất, WT-IMS được xây dựng như một nền tảng quản trị tồn kho toàn diện. Hệ thống không chỉ ghi nhận giao dịch kho mà còn hỗ trợ phân tích xu hướng, cảnh báo thông minh và cung cấp dữ liệu phục vụ ra quyết định.
WT-IMS giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình quản lý kho thủ công sang quản trị tồn kho dựa trên dữ liệu, tạo nền tảng cho vận hành hiện đại và tăng trưởng bền vững.
3. Các tính năng cốt lõi của WT-IMS
Các tính năng cốt lõi của WT-IMS
3.1. Theo dõi số lượng và giá trị tồn kho real-time
WT-IMS cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng và giá trị hàng tồn tại từng thời điểm. Dữ liệu được cập nhật ngay khi phát sinh giao dịch nhập – xuất, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trên toàn hệ thống.
3.2. Quản lý tồn kho đa chiều
Hệ thống hỗ trợ quản lý tồn kho theo nhiều chiều khác nhau như theo kho, theo vị trí lưu trữ, theo lô, theo hạn dùng, theo chi nhánh hoặc theo nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết từng nhóm hàng hóa và tối ưu việc sắp xếp kho.
3.3. Cảnh báo tồn kho thông minh
WT-IMS tích hợp cơ chế cảnh báo khi tồn kho xuống dưới ngưỡng an toàn, tồn kho cao bất thường hoặc hàng sắp hết hạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất hoặc xả tồn kho, tránh phát sinh rủi ro.
3.4. Phân tích xu hướng nhập – xuất – tồn
Hệ thống cung cấp công cụ phân tích xu hướng nhập – xuất – tồn theo thời gian, giúp doanh nghiệp đánh giá vòng quay tồn kho, dự báo nhu cầu và tối ưu kế hoạch cung ứng. Đây là yếu tố quan trọng để giảm hàng tồn chậm luân chuyển và tối ưu dòng tiền.
3.5. Dashboard và báo cáo realtime trực quan
WT-IMS cung cấp dashboard và báo cáo trực quan giúp nhà quản lý theo dõi tình hình tồn kho chỉ trong vài thao tác. Các chỉ số quan trọng như tồn kho an toàn, giá trị tồn kho, biến động kho và lịch sử giao dịch đều được thể hiện rõ ràng, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
4. Lợi ích thực tế khi doanh nghiệp triển khai WT-IMS
Lợi ích thực tế khi doanh nghiệp triển khai WT-IMS
4.1. Giảm đến 80% thời gian tổng hợp và đối soát dữ liệu tồn kho
Khi toàn bộ dữ liệu tồn kho được tập trung và cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp không còn phải tổng hợp số liệu thủ công từ nhiều file hoặc hệ thống khác nhau. WT-IMS giúp tự động hóa việc ghi nhận nhập – xuất – điều chuyển kho, từ đó rút ngắn đáng kể thời gian đối soát.
Trên thực tế triển khai, nhiều doanh nghiệp có thể giảm đến 80% thời gian tổng hợp và kiểm tra dữ liệu tồn kho, giúp bộ phận kho và kế toán tập trung nhiều hơn vào các hoạt động mang lại giá trị thay vì xử lý sai lệch số liệu.
4.2. Tiết kiệm khoảng 40% chi phí và công sức cho kiểm kê định kỳ
Kiểm kê thủ công thường tiêu tốn rất nhiều nhân lực, thời gian và dễ phát sinh sai sót. Với WT-IMS, dữ liệu tồn kho luôn được cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát số liệu mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào các đợt kiểm kê quy mô lớn.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 40% chi phí và công sức cho hoạt động kiểm kê định kỳ, đồng thời giảm gián đoạn vận hành trong quá trình kiểm tra kho.
4.3. Tăng khoảng 30% hiệu suất ra quyết định nhờ dữ liệu realtime
WT-IMS cung cấp hệ thống báo cáo và dashboard realtime, giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh tình hình tồn kho, vòng quay hàng hóa và xu hướng nhập – xuất.
Khi quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu cập nhật liên tục thay vì báo cáo trễ, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh hơn với biến động thị trường. Trên thực tế, việc ứng dụng WT-IMS giúp tăng khoảng 30% hiệu suất ra quyết định, đặc biệt trong các hoạt động mua hàng, điều chuyển kho và lập kế hoạch sản xuất.
4.4. Đảm bảo 100% minh bạch dữ liệu và khả năng truy xuất nguồn gốc
WT-IMS lưu vết toàn bộ lịch sử nhập – xuất – điều chuyển theo từng mã hàng, lô hàng và kho lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần kiểm tra nội bộ, audit hoặc đối soát với đối tác.
Hệ thống giúp đảm bảo mức độ minh bạch dữ liệu gần như tuyệt đối, đồng thời nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa, đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại và tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng.
5. WT-IMS phù hợp với những doanh nghiệp nào?
WT-IMS phù hợp với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất, bán lẻ và chuỗi phân phối có nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh. Những doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh, có lượng hàng hóa lớn và cần quản lý tồn kho tập trung sẽ nhận được giá trị rõ rệt khi triển khai hệ thống này.
Ngoài ra, các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số và xây dựng nền tảng ERP cũng nên xem WT-IMS là module cốt lõi trong chiến lược quản trị vận hành.
6. Kết Luận
Quản lý tồn kho không chỉ là bài toán “biết còn bao nhiêu hàng”, mà là nền tảng để kiểm soát chi phí, tối ưu dòng tiền và đảm bảo khả năng đáp ứng thị trường.
WT-IMS giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình quản lý kho thủ công sang quản trị tồn kho dựa trên dữ liệu, minh bạch và realtime. Khi được triển khai đúng cách, WT-IMS không chỉ giúp giảm thất thoát mà còn tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng dài hạn.
WT-IMS không chỉ là công cụ quản lý tồn kho, mà là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu dòng tiền và tăng trưởng bền vững.
