Zalo cập nhật điều khoản sử dụng khiến nhiều doanh nghiệp bị động. Đây là lúc cần nhìn lại việc dùng Zalo cho công việc và cân nhắc chuyển sang ERP.
1. Khi Zalo cập nhật điều khoản, nhiều doanh nghiệp mới nhận ra rủi ro tiềm ẩn
Cuối tháng 12/2025, Zalo bắt đầu triển khai cập nhật điều khoản sử dụng mới, yêu cầu người dùng phải đồng ý để tiếp tục sử dụng dịch vụ. Việc cập nhật được hiển thị trực tiếp trong ứng dụng, kèm theo thông báo có thể xóa tài khoản nếu không chấp nhận trong thời hạn nhất định pasted.
Động thái này khiến không ít người dùng, đặc biệt là các cá nhân và doanh nghiệp đang sử dụng Zalo cho công việc, rơi vào trạng thái bị động. Nhiều người buộc phải bấm “đồng ý” trong lúc chưa kịp đọc hoặc chưa hiểu rõ toàn bộ nội dung điều khoản mới, vì lo ngại gián đoạn liên lạc và công việc.
Với hơn 80 triệu người dùng tại Việt Nam, Zalo đã trở thành công cụ trao đổi quen thuộc không chỉ trong đời sống cá nhân mà cả trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, chính sự “quen thuộc” này lại khiến nhiều tổ chức chưa từng đặt câu hỏi: liệu Zalo có thực sự phù hợp để làm nền tảng trao đổi và quản lý công việc dài hạn?
2. Thực tế phổ biến: Doanh nghiệp đang dùng Zalo để làm việc thay cho hệ thống quản trị
Trong nhiều doanh nghiệp, Zalo đang được sử dụng cho các hoạt động mang tính công việc như:
- Giao việc qua nhóm chat
- Trao đổi tiến độ dự án
- Gửi file, hình ảnh, tài liệu nội bộ
- Xác nhận công việc, nhắc deadline
Ở giai đoạn đầu, cách làm này có vẻ nhanh và tiện. Nhưng khi quy mô doanh nghiệp lớn dần, số lượng nhóm chat tăng lên, thông tin công việc bắt đầu bị phân tán, trôi mất theo dòng tin nhắn và không thể truy vết lại đầy đủ.
Quan trọng hơn, Zalo là nền tảng nhắn tin, không phải hệ thống quản trị doanh nghiệp. Việc sử dụng Zalo để điều phối công việc khiến dữ liệu vận hành nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, phụ thuộc hoàn toàn vào tài khoản cá nhân của nhân viên và điều khoản của bên thứ ba.
3. Điều khoản mới của Zalo đặt ra câu hỏi lớn về dữ liệu và tính ổn định
Zalo thu thập dữ liệu gì và để làm gì?
Việc Zalo chủ động yêu cầu người dùng chấp nhận điều khoản mới có thể liên quan đến các quy định pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân sẽ có hiệu lực từ năm 2026. Điều khoản mới cũng làm rõ hơn phạm vi thu thập, xử lý và sử dụng dữ liệu người dùng.
Dù Zalo khẳng định mục tiêu là minh bạch và tuân thủ pháp luật, sự việc này vẫn gợi lên một vấn đề quan trọng với doanh nghiệp: toàn bộ thông tin công việc, trao đổi nội bộ, thậm chí dữ liệu khách hàng nếu nằm trên Zalo đều chịu sự chi phối bởi điều khoản của một nền tảng bên ngoài.
Khi tài khoản bị khóa, bị xóa hoặc khi điều khoản thay đổi, doanh nghiệp gần như không có quyền chủ động. Đây là rủi ro không nhỏ nếu Zalo đang được dùng như “xương sống” cho giao tiếp và phối hợp công việc.
4. Vì sao doanh nghiệp nên tách trao đổi công việc khỏi Zalo và chuyển sang ERP?
ERP không được thiết kế để thay thế hoàn toàn các công cụ nhắn tin, nhưng ERP được xây dựng để quản lý công việc, quy trình và dữ liệu vận hành một cách có cấu trúc và kiểm soát.
Khi doanh nghiệp sử dụng ERP:
- Công việc được giao, theo dõi và đánh giá trực tiếp trên hệ thống, không trôi theo tin nhắn
- Dữ liệu tiến độ, tài liệu và lịch sử xử lý được lưu trữ tập trung, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
- Thông tin được gắn với quy trình, phòng ban và vai trò, thay vì gắn với tài khoản cá nhân
- Doanh nghiệp không phụ thuộc vào điều khoản thay đổi của nền tảng nhắn tin bên ngoài
ERP giúp doanh nghiệp chuyển từ trao đổi cảm tính qua chat sang vận hành dựa trên dữ liệu và quy trình. Zalo có thể vẫn dùng cho trao đổi nhanh, nhưng không còn là nơi lưu trữ và điều phối công việc cốt lõi.
5. ERP – nền tảng giúp doanh nghiệp làm việc có kiểm soát và bền vững hơn
Việc Zalo cập nhật điều khoản sử dụng là một lời nhắc nhở rõ ràng: các nền tảng tiện lợi cho giao tiếp không đồng nghĩa với nền tảng phù hợp cho quản trị doanh nghiệp.
ERP giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống làm việc nội bộ ổn định, nơi dữ liệu, công việc và quy trình nằm trong tầm kiểm soát, không phụ thuộc vào thay đổi chính sách của bên thứ ba. Đây là bước chuyển quan trọng để doanh nghiệp giảm rủi ro, nâng cao tính minh bạch và sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng dài hạn.
