Khách yêu cầu giao sớm 3 ngày: Nhà máy có đủ năng lực sản xuất để đáp ứng?

Nhà máy của bạn có đủ năng lực sản xuất để đáp ứng một đơn đột xuất?

Khách yêu cầu giao sớm 3 ngày: Nhà máy có đủ năng lực sản xuất để đáp ứng?

“Khách muốn giao sớm hơn 3 ngày. Nhà máy mình có làm kịp không?”

Thoạt nghe, đây giống như một câu hỏi dành cho bộ phận sản xuất.

Nhưng để trả lời chính xác, quản lý không thể chỉ nhìn vào công suất máy hay hỏi nhanh một quản đốc.

Bởi một đơn hàng có thể được hoàn thành sớm hay không còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: kế hoạch hiện tại, năng lực máy móc, nhân công, nguyên vật liệu, các công đoạn đang bị giới hạn và những đơn hàng khác đã được cam kết.

Đó là lý do năng lực sản xuất không đơn giản là “nhà máy có bao nhiêu máy” hay “mỗi ngày làm được bao nhiêu sản phẩm”.

1. Một yêu cầu giao sớm có thể làm đảo lộn kế hoạch như thế nào?

Hãy thử đặt mình vào một tình huống rất quen thuộc trong nhà máy.

Thứ Hai, bộ phận kinh doanh nhận được yêu cầu từ khách hàng:

Đơn hàng 1.000 sản phẩm cần giao sớm hơn 3 ngày so với kế hoạch ban đầu.

Sales muốn nhận lời vì đây là khách hàng quan trọng.

Nhưng trước khi xác nhận, nhà máy cần biết:

Lệnh sản xuất hiện tại đang xếp như thế nào?
Máy nào có thể bố trí thêm?
Công đoạn nào đang là điểm giới hạn?
Nguyên vật liệu cho đơn hàng đã đủ chưa?
Có bán thành phẩm nào đang chờ xử lý?
Nhân sự hiện tại có đủ để tăng sản lượng không?
Có thể tăng ca hay chuyển ca không?
Nếu ưu tiên đơn hàng này, đơn hàng nào khác sẽ bị đẩy lịch?

Nếu chưa có câu trả lời cho những câu hỏi trên, việc nói “làm được” hoặc “không làm được” đều có thể chỉ là một phán đoán.

2. Năng lực sản xuất không chỉ nằm ở số lượng máy

Một trong những nhầm lẫn phổ biến là đồng nhất năng lực sản xuất với công suất danh nghĩa của máy móc.

Ví dụ, một nhà máy có 5 máy CNC và mỗi máy có thể chạy 20 giờ/ngày.

Trên giấy tờ, tổng năng lực có vẻ rất lớn.

Nhưng thực tế có thể hoàn toàn khác.

Một số máy đang được bảo trì. Một máy đang chạy đơn hàng khác. Một công đoạn tiếp theo chỉ có một máy đảm nhiệm. Nguyên vật liệu cho một số lệnh chưa về đủ. Hoặc nhân sự có tay nghề phù hợp không đủ để vận hành toàn bộ số máy trong ca.

Vì vậy, năng lực sản xuất thực tế phải được nhìn trong mối quan hệ giữa nhiều nguồn lực, thay vì chỉ dựa vào công suất lý thuyết.

Có thể hình dung đơn giản:

Năng lực máy móc

Nhân công
Nguyên vật liệu
Thời gian khả dụng
Năng lực từng công đoạn
Kế hoạch hiện tại
→ Khả năng đáp ứng đơn hàng

Và chỉ cần một mắt xích bị giới hạn, năng lực đáp ứng của cả đơn hàng có thể thay đổi.

3. Một nhà máy có thể còn công suất nhưng vẫn không nhận được đơn hàng gấp

Đây là điểm rất dễ bị bỏ qua.

Giả sử nhà máy vẫn còn 20% công suất máy.

Điều đó không đồng nghĩa với việc có thể nhận thêm ngay một đơn hàng lớn.

Tại sao?

Bởi sản xuất thường gồm nhiều công đoạn liên tiếp.

Ví dụ:

Cắt → Gia công → Xử lý → Lắp ráp → Kiểm tra → Đóng gói

Nếu công đoạn Gia công còn dư năng lực nhưng Lắp ráp đang hoạt động gần tối đa, việc tăng sản lượng ở công đoạn trước chưa chắc giúp đơn hàng hoàn thành nhanh hơn.

Ngược lại, nó có thể tạo thêm bán thành phẩm chờ xử lý.

Đây chính là lý do khi đánh giá năng lực sản xuất, doanh nghiệp cần nhìn vào toàn bộ dòng sản xuất, thay vì chỉ nhìn một máy hoặc một phân xưởng.

4. Vậy trước khi trả lời khách hàng, nhà máy cần kiểm tra những gì?

Một quyết định giao sớm đáng tin cậy cần được kiểm tra từ nhiều nguồn dữ liệu.

a. Kế hoạch sản xuất hiện tại

Đơn hàng mới sẽ được đưa vào vị trí nào?

Nếu ưu tiên đơn hàng này, những lệnh đang chạy có bị dịch chuyển không?

b. Năng lực máy móc

Máy nào có thể thực hiện công đoạn cần thiết?

Máy đang chạy bao nhiêu phần trăm thời gian?

Có máy nào đang bảo trì hoặc có lịch bảo trì trong khoảng thời gian đó không?

c. Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu đã đủ chưa?

Đã được nhập kho chưa?

Có đủ số lượng khả dụng cho chính đơn hàng này hay đang được phân bổ cho các lệnh khác?

d. Nhân công

Ca sản xuất hiện tại còn khả năng bố trí thêm người không?

Có cần tăng ca hoặc điều chuyển nhân sự không?

e. Công đoạn giới hạn

Trong toàn bộ quy trình, công đoạn nào có ít năng lực khả dụng nhất?

Đây có thể trở thành điểm quyết định việc đơn hàng có thể giao sớm hay không.

f. Tác động đến những đơn hàng khác

Nếu chen đơn hàng mới vào kế hoạch, liệu một đơn hàng khác có bị trễ?

Một lời hứa giao sớm cho khách hàng này không nên vô tình tạo ra một lời hứa giao trễ với khách hàng khác.

5. Vấn đề không phải nhà máy thiếu dữ liệu, mà là dữ liệu có được kết nối không

Trong thực tế, rất có thể nhà máy đã có gần như tất cả những thông tin trên.

Bộ phận Sales có dữ liệu đơn hàng.

Bộ phận kế hoạch có lịch sản xuất.

Kho biết tồn kho.

Mua hàng biết đơn nguyên vật liệu nào đang về.

Sản xuất biết máy nào đang chạy.

Bảo trì biết thiết bị nào sắp bảo dưỡng.

Vấn đề là:

Nếu những dữ liệu này nằm ở những nơi khác nhau, ai sẽ mất bao lâu để ghép chúng lại trước khi trả lời khách hàng?

Nếu phải gọi điện cho từng bộ phận, kiểm tra từng file Excel hoặc chờ cập nhật từ nhiều nguồn, thì quyết định giao sớm có thể đã trở thành một cuộc “ước tính”.

Trong khi đó, khách hàng lại cần một câu trả lời rất đơn giản:

“Có giao được sớm 3 ngày không?”

6. ERP giúp nhìn năng lực sản xuất từ một bức tranh tổng thể

Đây là một trong những giá trị quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp sản xuất.

Thay vì để từng bộ phận giữ một phần thông tin, hệ thống ERP có thể kết nối các dữ liệu liên quan đến:

Đơn hàng
↓
Kế hoạch sản xuất
↓
Định mức và nhu cầu nguyên vật liệu
↓
Tồn kho
↓
Mua hàng
↓
Năng lực sản xuất
↓
Tiến độ thực tế

Khi dữ liệu được liên kết, người quản lý có cơ sở tốt hơn để đánh giá:

Đơn hàng mới có thể chen vào kế hoạch ở đâu?
Nguồn lực nào đang là điểm giới hạn?
Nguyên vật liệu đã sẵn sàng chưa?
Nếu thay đổi thứ tự sản xuất thì những đơn hàng nào bị ảnh hưởng?
Có cần điều chỉnh kế hoạch hay tăng nguồn lực?

WT-ERP giúp doanh nghiệp nhìn rõ năng lực đáp ứng

ERP không biến một nhà máy có giới hạn thành một nhà máy “có thể làm mọi thứ”.

Giá trị nằm ở việc giúp doanh nghiệp nhìn thấy giới hạn của mình rõ hơn trước khi đưa ra cam kết.

WT-ERP: Khi quyết định sản xuất cần được dựa trên dữ liệu

Với WT-ERP, WATATECH định hướng kết nối các dữ liệu liên quan đến hoạt động quản trị và sản xuất trên cùng một hệ thống, từ đơn hàng, kho, nguyên vật liệu, kế hoạch đến sản xuất.

Điều này giúp nhà quản lý có một bức tranh tổng thể hơn về tình trạng vận hành thay vì phải ghép thông tin từ nhiều nguồn riêng lẻ.

Quay lại tình huống ban đầu:

Khách yêu cầu giao sớm 3 ngày.

Câu hỏi không còn đơn giản là:

“Anh em sản xuất có làm kịp không?”

Mà có thể chuyển thành:

“Với năng lực và dữ liệu hiện tại, chúng ta có thể đáp ứng đến đâu, cần điều chỉnh nguồn lực nào và việc ưu tiên đơn hàng này sẽ ảnh hưởng thế nào đến kế hoạch hiện tại?”

Đó là sự khác biệt giữa ước lượng dựa trên kinh nghiệm và ra quyết định dựa trên dữ liệu vận hành.

Kết luận

Trong sản xuất, năng lực sản xuất không chỉ được quyết định bởi số lượng máy hay công suất trên giấy.

Khả năng đáp ứng một đơn hàng còn phụ thuộc vào kế hoạch, máy móc, nhân công, nguyên vật liệu, công đoạn giới hạn và những cam kết sản xuất hiện tại.

Vì vậy, khi khách hàng yêu cầu giao sớm, điều doanh nghiệp cần không chỉ là một câu trả lời nhanh.

Doanh nghiệp cần đủ dữ liệu để biết câu trả lời đó có đáng tin hay không.

Và đó cũng là một trong những lý do việc kết nối dữ liệu bằng ERP ngày càng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất đang muốn quản lý vận hành chủ động hơn.

Tìm hiểu thêm về WT-ERP – hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp các quy trình và dữ liệu phục vụ hoạt động sản xuất: https://watatech.com.vn/giai-phap/