Kết nối dữ liệu. Tối ưu vận hành. 0965 796 133info@watatech.com.vn
WATA TECH
Nhận tư vấn

Vận hành & nguồn lực

Vận hành Back Office

Dịch vụ vận hành back office tiếp nhận thao tác lặp lại theo quy trình doanh nghiệp. WATA TECH đào tạo đội ngũ, chạy song song, rà soát chéo và báo cáo khối lượng, sai sót.

Nhận tư vấnXem quy trình
  • Quy trình do doanh nghiệp đặt
  • Rà soát chéo kết quả
  • Báo cáo khối lượng, sai sót

Dấu hiệu doanh nghiệp cần vận hành back office

Thao tác tay gây tồn đọng

Nhập liệu, đối soát chứng từ và xử lý đơn lặp lại chiếm thời gian của đội ngũ nội bộ.

Kết quả thiếu nhất quán

Quy trình chưa rõ và thiếu rà soát chéo khiến sai sót trong kết quả khó được nhận diện sớm.

Thiếu dữ liệu để cải tiến

Thiếu báo cáo khối lượng và sai sót nên doanh nghiệp khó tìm phần cần chuẩn hóa hoặc tự động hóa.

Dịch vụ vận hành back office là gì và WATA TECH làm phần nào

Dịch vụ vận hành back office tiếp nhận việc nhập liệu, đối soát chứng từ, xử lý đơn hoặc hỗ trợ khách hàng theo cách doanh nghiệp bàn giao. Phần việc được thực hiện với chỉ tiêu cùng bước kiểm soát đã thống nhất.

WATA TECH ghi cách làm hiện tại, thống nhất chỉ tiêu thời gian xử lý và tỷ lệ sai sót, rồi đào tạo đội ngũ trên hệ thống doanh nghiệp. Giai đoạn đầu chạy song song để đối chiếu trước khi vận hành và rà soát chéo.

Doanh nghiệp cung cấp quy trình, hệ thống, cách kiểm tra và chỉ tiêu. Kết quả được báo cáo theo kỳ về khối lượng, sai sót; thao tác lặp lại được nhận diện để đề xuất tự động hóa.

Phù hợp với doanh nghiệp nào

Phù hợp khi

  • Đang tồn đọng thao tác tay

    Nhập liệu, đối soát chứng từ hoặc xử lý đơn chiếm thời gian đội nội bộ.

  • Cần kết quả nhất quán

    Sai sót khó phát hiện khi quy trình chưa rõ và thiếu rà soát chéo.

  • Cần dữ liệu để cải tiến

    Muốn đo khối lượng, sai sót để xem xét chuẩn hóa hoặc tự động hóa.

Chưa phù hợp khi

Phạm vi công việc

Nghiệp vụ văn phòng

Công việc tiếp nhận có thể là nhập liệu, đối soát chứng từ, xử lý đơn hoặc hỗ trợ khách hàng theo cách được giao.

Đội ngũ trên hệ thống doanh nghiệp

Nhân sự được hướng dẫn cách làm và hệ thống doanh nghiệp trước khi tiếp nhận công việc thực tế.

Kiểm soát kết quả

Phần việc đã xử lý trải qua rà soát chéo theo cách hai bên thống nhất trước khi trả lại.

Dữ liệu vận hành và cải tiến

Khối lượng, sai sót được tổng hợp theo kỳ; thao tác lặp lại được nhận diện để đề xuất tự động hóa.

Quy trình 5 bước

  1. Ghi nhận cách làm

    WATA TECH mô tả quy trình doanh nghiệp áp dụng và thống nhất các chỉ tiêu xử lý, sai sót.

    Kết quả: Mô tả quy trình, chỉ tiêu

  2. Hướng dẫn đội ngũ

    Nhân sự được đào tạo theo quy trình và hệ thống doanh nghiệp trước khi tiếp nhận công việc thật.

    Kết quả: Đội ngũ đã đào tạo

  3. Đối chiếu song song

    Đội WATA TECH và đội nội bộ cùng xử lý ban đầu để so sánh kết quả trước chuyển giao.

    Kết quả: Kết quả chạy song song

  4. Thực hiện và kiểm tra

    Công việc được xử lý theo khối lượng phát sinh, sau đó rà soát chéo trước khi trả kết quả.

    Kết quả: Kết quả đã rà soát

  5. Tổng hợp theo kỳ

    Báo cáo ghi khối lượng, sai sót và những thao tác tay có thể xem xét để tự động hóa.

    Kết quả: Báo cáo, đề xuất cải tiến

Doanh nghiệp nhận được gì

  • Mô tả quy trình

    Tài liệu cách làm, chỉ tiêu xử lý và tỷ lệ sai sót.

  • Đội vận hành đã đào tạo

    Nhân sự được hướng dẫn trên hệ thống và quy trình doanh nghiệp.

  • Kết quả đã kiểm tra

    Phần việc hoàn thành sau đối chiếu và bước rà soát chéo.

  • Báo cáo vận hành

    Tài liệu khối lượng, sai sót theo kỳ và đề xuất tự động hóa.

Thời gian và chi phí phụ thuộc vào đâu

Thời gian và chi phí phụ thuộc khối lượng công việc, độ phức tạp nghiệp vụ và chỉ tiêu xử lý yêu cầu; các yếu tố được chốt sau khảo sát.

Khối lượng công việc

Lượng nghiệp vụ cần tiếp nhận và xử lý trong từng kỳ.

Độ phức tạp nghiệp vụ

Thao tác, cách đối chiếu và bước kiểm soát thuộc mỗi phần việc.

Chỉ tiêu xử lý

Thời gian xử lý và tỷ lệ sai sót doanh nghiệp đặt ra.

Con số cụ thể được chốt sau khảo sát.

Đặt lịch khảo sát

Dịch vụ và giải pháp liên quan

Trung tâm Outsource

Dịch vụ IT outsourcing bổ sung vai trò kỹ thuật theo giai đoạn cần thiết. Doanh nghiệp trực tiếp phỏng vấn; đội tham gia công cụ, quy ước,…

Xem dịch vụ

Kế toán

Phân hệ kế toán ERP quản lý chứng từ, sổ sách, công nợ, báo cáo tài chính và thuế. Dữ liệu bán hàng và nhân sự được đưa…

Xem phân hệ

Câu hỏi thường gặp về vận hành back office

Dịch vụ có thể tiếp nhận những nghiệp vụ nào?

Dịch vụ tiếp nhận việc nhập liệu, đối soát chứng từ, xử lý đơn hoặc hỗ trợ khách hàng. Mỗi phần việc được thực hiện theo quy trình và chỉ tiêu do doanh nghiệp giao.

Doanh nghiệp kiểm soát chất lượng bằng cách nào?

Hai bên thống nhất chỉ tiêu và bước rà soát chéo. Báo cáo định kỳ ghi khối lượng cùng sai sót để doanh nghiệp theo dõi kết quả xử lý đã hoàn thành theo kỳ.

Thời gian và chi phí vận hành được xác định ra sao?

Thời gian và chi phí cùng phụ thuộc khối lượng công việc, độ phức tạp nghiệp vụ và chỉ tiêu xử lý yêu cầu. Các yếu tố này được chốt sau khảo sát ban đầu.

Vì sao cần chạy song song ở giai đoạn đầu?

Đội WATA TECH và đội nội bộ cùng xử lý để đối chiếu kết quả trước khi chuyển giao hẳn. Cách làm này tạo căn cứ kiểm tra quy trình đã thống nhất rõ ràng.

Đội vận hành làm trên hệ thống của doanh nghiệp hay hệ thống riêng?

Đội vận hành làm trên hệ thống của doanh nghiệp, được đào tạo trên hệ thống này trước khi nhận việc thật. Công việc được thực hiện theo quy trình và chỉ tiêu doanh nghiệp giao.

CÙNG WATA TECH

Làm rõ nghiệp vụ cần vận hành

Chia sẻ quy trình để WATA TECH khảo sát khối lượng, chỉ tiêu và cách kiểm soát kết quả.

Nhận tư vấn back office