Tài liệu nằm rải rác
Mỗi người lưu một kiểu trên email, Zalo, máy tính riêng; nhân sự nghỉ việc là tài liệu cũng đi theo người đó.
Sản phẩm · WT-DMS
WT-DMS – quản lý và số hóa tài liệu doanh nghiệp
Hợp đồng, hồ sơ, chứng từ và tài liệu quy trình về một kho số dùng chung. Mỗi phòng ban thấy đúng phần được phép, tìm được tài liệu khi cần và biết ai đã sửa gì, vào lúc nào.
- Một kho tài liệu dùng chung
- Biết bản nào mới nhất
- Phân quyền, lưu vết thao tác
Dấu hiệu doanh nghiệp cần phần mềm quản lý tài liệu
Không rõ đâu là bản cuối
Nhiều bản sao cùng tồn tại nên dễ dùng nhầm phiên bản cũ khi ký hợp đồng hoặc gửi cho khách hàng.
Quyền xem khó kiểm soát
Không biết ai đang xem tài liệu nhạy cảm, và khi cần kiểm tra thì không có lịch sử để đối chiếu.
WT-DMS là gì và quản lý những gì
WT-DMS là phần mềm quản lý tài liệu của WATA TECH. Hợp đồng, hồ sơ, chứng từ và tài liệu quy trình thường nằm rải rác trong email, ổ đĩa cá nhân và tủ hồ sơ giấy; WT-DMS gom chúng về một kho tài liệu số dùng chung, tổ chức theo thư mục, phòng ban và loại tài liệu.
Trong kho đó, quyền xem, sửa, tải xuống được giới hạn theo vai trò. Mỗi tài liệu giữ các phiên bản cũ để xem lại hoặc khôi phục, và hệ thống ghi nhận ai đã xem, sửa hay chia sẻ. Hồ sơ giấy được đưa vào bằng bản quét kèm thông tin mô tả. Nếu cần một đội quét và nhập liệu hồ sơ khối lượng lớn, WATA TECH có dịch vụ xử lý và số hóa dữ liệu.
Tính năng chính
Kho tài liệu tập trung
Tổ chức theo thư mục, phòng ban và loại tài liệu trên một nơi lưu trữ dùng chung.
Đưa hồ sơ giấy vào kho số
Tải lên bản quét của hồ sơ giấy, gắn thông tin mô tả để quản lý như tài liệu số.
Tìm kiếm theo thông tin mô tả
Tìm theo tên, loại tài liệu, người tạo và các thông tin mô tả đã gắn.
Quản lý phiên bản
Lưu các phiên bản của cùng một tài liệu, xem lại và khôi phục bản trước khi cần.
Phân quyền theo vai trò
Giới hạn quyền xem, sửa, tải xuống theo phòng ban và vai trò của từng người.
Lịch sử thao tác
Ghi nhận ai đã xem, sửa hoặc chia sẻ tài liệu để phục vụ đối chiếu, kiểm tra.
Lộ trình triển khai 5 bước
Chọn nhóm tài liệu đầu tiên
Doanh nghiệp bắt đầu từ nhóm tài liệu đang gây mất thời gian nhất, chẳng hạn hợp đồng hay chứng từ.
Kết quả: Phạm vi thí điểm rõ ràng
Dựng cấu trúc thư mục
Sắp xếp thư mục theo phòng ban, loại tài liệu và cách mọi người thực sự tìm hồ sơ.
Kết quả: Cây thư mục dùng chung
Thiết lập quyền
Xác định ai được xem, sửa, tải xuống từng nhóm tài liệu theo vai trò.
Kết quả: Bảng quyền theo phòng ban
Tải lên và gắn mô tả
Đưa tài liệu số, bản quét hồ sơ giấy vào kho kèm thông tin mô tả để tìm được.
Kết quả: Kho tài liệu thí điểm có dữ liệu
Mở rộng sang phòng ban khác
Khi nhóm đầu dùng ổn định, mở dần sang các phòng ban và loại tài liệu còn lại.
Kết quả: Toàn doanh nghiệp dùng chung kho
Phù hợp với doanh nghiệp nào
Phù hợp khi
Hồ sơ đang nằm ở nhiều nơi
Hợp đồng, chứng từ lưu trên email, Zalo và máy tính cá nhân của từng người.
Hay gửi nhầm phiên bản cũ
Bộ phận cần chắc chắn đang dùng bản mới nhất trước khi ký hoặc gửi khách.
Có tài liệu nhạy cảm
Doanh nghiệp cần giới hạn người được xem và giữ lịch sử thao tác để đối chiếu.
Chưa phù hợp khi
Cần thuê người số hóa hồ sơ
Nếu việc chính là quét, nhập liệu kho hồ sơ giấy lớn, xem dịch vụ số hóa dữ liệu.
Xem dịch vụ
Báo cáo và dữ liệu đầu ra
Kho tài liệu có cấu trúc
Tài liệu sắp theo thư mục, phòng ban, loại, tìm lại được bằng thông tin mô tả.
Lịch sử phiên bản
Mọi bản của một tài liệu được giữ lại, xem hoặc khôi phục khi cần.
Nhật ký thao tác
Ai đã xem, sửa, chia sẻ tài liệu nào, vào thời điểm nào.
Bộ phân quyền
Quyền xem, sửa, tải xuống ghi rõ cho từng vai trò và phòng ban.
Thời gian và chi phí triển khai phụ thuộc vào đâu
Thời gian và chi phí triển khai WT-DMS phụ thuộc số phòng ban tham gia, cách chia quyền và khối lượng tài liệu cần đưa vào, kể cả hồ sơ giấy phải quét trước.
Phòng ban và nhóm quyền
Số bộ phận dùng kho và mức độ chia quyền giữa các vai trò.
Khối lượng tài liệu
Lượng tài liệu số cần tải lên và gắn thông tin mô tả.
Hồ sơ giấy
Phần hồ sơ giấy cần quét trước khi đưa vào kho số.
Con số cụ thể được chốt sau khảo sát.
Đặt lịch khảo sátPhân hệ, dịch vụ và sản phẩm liên quan
Xử lý & Số hóa dữ liệu
Dịch vụ số hóa tài liệu chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu có cấu trúc để tra cứu, đưa vào phần mềm. WATA TECH thống nhất trường,…
Xem dịch vụ
WT-ERP
Kế toán, nhân sự, sản xuất, kho, bán hàng và dự án chạy trên một dữ liệu chung giữa văn phòng và xưởng. Doanh nghiệp bật phân hệ…
Xem sản phẩm
Tích hợp hệ thống
Tích hợp hệ thống ERP nối các phần mềm đang dùng để giảm nhập lại và sai lệch dữ liệu. WATA TECH đánh giá kết nối, chuẩn hóa…
Xem dịch vụ
WT-AI Suite
Nhân viên AI nhận một đầu việc, đọc tài liệu nghiệp vụ riêng của doanh nghiệp, bóc tách, đối chiếu, dựng bảng và tự kiểm trước khi giao…
Xem sản phẩmCâu hỏi thường gặp về WT-DMS
WT-DMS quản lý những loại tài liệu nào?
WT-DMS dùng cho hợp đồng, hồ sơ, chứng từ và tài liệu quy trình của doanh nghiệp, cả tài liệu số lẫn bản quét của hồ sơ giấy. Tài liệu được tổ chức theo thư mục, phòng ban và loại để các bộ phận dùng chung.
Có khôi phục được phiên bản cũ của tài liệu không?
Có. WT-DMS lưu các phiên bản của cùng một tài liệu, nên người dùng xem lại được bản trước và khôi phục khi cần. Nhờ vậy giảm tình trạng nhiều bản sao cùng tồn tại và dùng nhầm bản cũ khi ký hoặc gửi khách.
Phân quyền trong WT-DMS chi tiết đến mức nào?
Quyền xem, sửa và tải xuống được giới hạn theo phòng ban và vai trò của từng người. Hệ thống ghi nhận ai đã xem, sửa hoặc chia sẻ tài liệu, để doanh nghiệp đối chiếu khi cần kiểm tra.
Doanh nghiệp nên bắt đầu dùng WT-DMS từ đâu?
Nên bắt đầu từ nhóm tài liệu đang gây mất thời gian nhất, dựng thư mục, quyền và đưa tài liệu vào cho một bộ phận trước. Khi bộ phận đó dùng ổn định mới mở rộng dần sang các phòng ban khác.
CÙNG WATA TECH
Trao đổi về kho tài liệu của bạn
Cho WATA TECH biết loại tài liệu, số phòng ban và cách đang lưu trữ để nhận đề xuất nhóm tài liệu nên đưa vào trước.