Hồ sơ khó tra cứu
Tài liệu phải tìm thủ công, thiếu trường thống nhất và chưa thể đưa vào hệ thống quản trị chung.
Vận hành & nguồn lực
Xử lý & Số hóa dữ liệu
Dịch vụ số hóa tài liệu chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu có cấu trúc để tra cứu, đưa vào phần mềm. WATA TECH thống nhất trường, quét, bóc tách, đối chiếu, bàn giao.
- Cấu trúc trường thống nhất
- Đối chiếu với bản gốc
- Nạp vào phần mềm đang dùng
Dấu hiệu doanh nghiệp cần số hóa tài liệu
Dữ liệu thiếu cấu trúc
Tên trường, cách phân loại không đồng nhất làm việc tổng hợp, tìm kiếm và sử dụng lại gặp trở ngại.
Sai lệch khó nhận diện
Ký tự nhận dạng chưa chắc chắn và nhập tay có thể tạo chênh lệch nếu thiếu bước đối chiếu.
Dịch vụ số hóa tài liệu là gì và WATA TECH làm phần nào
Dịch vụ số hóa tài liệu chuyển hồ sơ giấy, dữ liệu rời rạc thành cấu trúc để tra cứu hoặc đưa vào phần mềm đang dùng. Trước xử lý, hồ sơ được kiểm đếm, phân loại và xếp thứ tự ưu tiên.
WATA TECH xác định trường cần bóc tách và quy tắc đặt tên. Tài liệu được quét, nhận dạng ký tự; trường máy chưa đọc chắc chắn được nhập bổ sung. Mẫu dữ liệu được đối chiếu với bản gốc theo tỷ lệ thống nhất và hiệu chỉnh sai lệch.
Doanh nghiệp cung cấp hồ sơ, yêu cầu tra cứu, cấu trúc đầu ra và thông tin phần mềm hiện có. Khi bàn giao, dữ liệu được nạp, kèm bản quét gốc và biên bản đối chiếu.
Phù hợp với doanh nghiệp nào
Phù hợp khi
Đang tìm hồ sơ thủ công
Tài liệu giấy chưa có cấu trúc để tra cứu trên hệ thống quản trị.
Cần thống nhất dữ liệu cũ
Tên trường và cách phân loại hiện không đồng nhất, gây khó sử dụng lại.
Chuẩn bị nạp vào phần mềm
Dữ liệu cũ cần bóc tách, hiệu chỉnh và sắp theo cấu trúc đầu ra.
Chưa phù hợp khi
Cần chuyển giữa hai hệ thống
Nếu dữ liệu ở hệ thống cũ, Chuyển đổi hệ thống cũ phù hợp hơn.
Xem Chuyển đổi hệ thống cũ
Phạm vi công việc
Hồ sơ và mức ưu tiên
Tài liệu được kiểm đếm, chia nhóm và sắp mức ưu tiên trước khi bắt đầu xử lý dữ liệu.
Trường dữ liệu và quy tắc tên
Các trường cần bóc tách cùng cách đặt tên được thống nhất để kết quả có thể tra cứu lại.
Bản số hóa và nội dung trích xuất
Nội dung được quét, nhận dạng ký tự và nhập bổ sung cho trường máy chưa đọc thật chắc chắn.
Hiệu chỉnh và dữ liệu nạp
Mẫu được so với bản gốc theo tỷ lệ thống nhất; kết quả được chỉnh và đưa vào phần mềm.
Quy trình 5 bước
Khảo sát hồ sơ
WATA TECH kiểm đếm khối lượng, phân loại theo nhóm và xác định thứ tự ưu tiên cần số hóa.
Kết quả: Danh mục hồ sơ, mức ưu tiên
Xác định cấu trúc
WATA TECH cùng doanh nghiệp chốt quy tắc đặt tên và danh sách thông tin cần lấy để kết quả tra cứu được.
Kết quả: Cấu trúc trường, quy tắc tên
Quét và bóc tách
Tài liệu được quét, nhận dạng ký tự và nhập bổ sung những trường máy không đọc thật chắc chắn.
Kết quả: Bản quét, dữ liệu bóc tách
Đối chiếu mẫu
Một phần dữ liệu được so với bản gốc theo tỷ lệ đã thống nhất, rồi hiệu chỉnh sai lệch.
Kết quả: Kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh
Nạp và bàn giao
Dữ liệu có cấu trúc được đưa vào phần mềm, kèm bản quét gốc và biên bản đối chiếu cuối cùng.
Kết quả: Dữ liệu nạp, biên bản đối chiếu
Doanh nghiệp nhận được gì
Danh mục hồ sơ
Kết quả kiểm đếm, phân loại và thứ tự ưu tiên xử lý.
Cấu trúc dữ liệu
Các trường đầu ra cùng quy tắc đặt tên đã thống nhất.
Bản quét, dữ liệu bóc tách
Nội dung nhận dạng và phần nhập bổ sung chưa đọc chắc chắn.
Bộ dữ liệu bàn giao
Dữ liệu nạp, bản quét gốc và biên bản đối chiếu mẫu.
Thời gian và chi phí phụ thuộc vào đâu
Thời gian và chi phí phụ thuộc khối lượng hồ sơ, chất lượng bản gốc và số trường cần bóc tách; các yếu tố này được chốt sau khảo sát.
Khối lượng hồ sơ
Tài liệu cần kiểm đếm, phân loại, quét và bóc tách dữ liệu.
Chất lượng bản gốc
Độ rõ hồ sơ ảnh hưởng nhận dạng và nhập bổ sung.
Số trường cần bóc tách
Trường thông tin cần lấy theo cấu trúc đầu ra thống nhất.
Con số cụ thể được chốt sau khảo sát.
Đặt lịch khảo sátDịch vụ và giải pháp liên quan
Chuyển đổi hệ thống cũ
Chuyển đổi hệ thống cũ đưa dữ liệu và nghiệp vụ sang nền tảng mới. WATA TECH ánh xạ, thử trên bản sao, chuẩn bị đường lui và…
Xem dịch vụ
Vận hành Back Office
Dịch vụ vận hành back office tiếp nhận thao tác lặp lại theo quy trình doanh nghiệp. WATA TECH đào tạo đội ngũ, chạy song song, rà soát…
Xem dịch vụ
Tích hợp hệ thống
Tích hợp hệ thống ERP nối các phần mềm đang dùng để giảm nhập lại và sai lệch dữ liệu. WATA TECH đánh giá kết nối, chuẩn hóa…
Xem dịch vụ
Kế toán
Phân hệ kế toán ERP quản lý chứng từ, sổ sách, công nợ, báo cáo tài chính và thuế. Dữ liệu bán hàng và nhân sự được đưa…
Xem phân hệCâu hỏi thường gặp về số hóa tài liệu
Những loại dữ liệu nào có thể được số hóa?
Dịch vụ xử lý hồ sơ giấy và dữ liệu rời rạc, phân loại rồi bóc tách thành cấu trúc thống nhất. Phạm vi được xác định từ hồ sơ mà doanh nghiệp cung cấp.
Dữ liệu sau số hóa có thể đưa vào phần mềm không?
Dữ liệu được nạp vào phần mềm đang dùng sau khi thống nhất cấu trúc và yêu cầu kết nối. Bản quét gốc cùng biên bản đối chiếu nằm trong bộ kết quả bàn giao.
Thời gian và chi phí số hóa được xác định ra sao?
Thời gian và chi phí cùng phụ thuộc khối lượng hồ sơ, chất lượng bản gốc và số trường cần bóc tách. Các yếu tố này được chốt sau khảo sát hồ sơ ban đầu.
Máy nhận dạng sai ký tự thì xử lý thế nào?
Các trường máy chưa đọc chắc chắn được nhập bổ sung. Mẫu dữ liệu sau đó được đối chiếu với bản gốc theo tỷ lệ đã thống nhất và hiệu chỉnh sai lệch được nhận diện.
Dữ liệu sau số hóa được lưu ở đâu?
Bộ bàn giao gồm dữ liệu nạp vào phần mềm hiện tại, bản quét gốc và biên bản đối chiếu. Cấu trúc đầu ra và phần mềm nhận dữ liệu được thống nhất trước khi xử lý.
CÙNG WATA TECH
Làm rõ hồ sơ cần số hóa
Chia sẻ hiện trạng để WATA TECH khảo sát khối lượng, chất lượng bản gốc và trường cần bóc tách.