Triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị từ mục tiêu, quy trình đến con người. Kinh nghiệm triển khai ERP tại Masan, Vingroup, Thế Giới Di Động và Vinamilk cho thấy 6 việc cần làm để dự án đi đúng hướng.

1. Lên kế hoạch chi tiết trước khi triển khai ERP

Kế hoạch dự án cần nêu rõ mục tiêu, nguồn lực và từng bước triển khai. Masan và Vingroup bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu công nghệ, quy trình nghiệp vụ và kế hoạch đào tạo nhân viên. Cách làm này giúp dự án đi đúng hướng, hạn chế lãng phí.

Doanh nghiệp nên xác định vấn đề ERP cần xử lý, chẳng hạn cải thiện quy trình, giảm chi phí hoặc nâng chất lượng quản lý. Sau đó mới chọn hệ thống phù hợp với ngành nghề, quy mô và lập kế hoạch nhân sự, ngân sách, thời gian. Wata Tech hỗ trợ xây dựng kế hoạch theo đặc thù của từng doanh nghiệp.

2. Bảo đảm sự tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo cấp cao cần tham gia chọn phần mềm, đặt mục tiêu và ra quyết định trong quá trình triển khai. Tại Thế Giới Di Động, sự tham gia của lãnh đạo trong các cuộc họp chiến lược giúp giảm sự phản đối từ nhân viên và duy trì tiến độ dự án.

Mục tiêu cùng lợi ích của ERP cũng cần được giải thích rõ để nhân viên hiểu vì sao quy trình đang thay đổi. Wata Tech làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo để thống nhất tầm nhìn và mục tiêu triển khai.

3. Đào tạo nhân viên đúng cách

ERP chỉ phát huy tác dụng khi người dùng biết làm việc trên hệ thống. Vingroup chú trọng cả kiến thức kỹ thuật lẫn quy trình nghiệp vụ, đồng thời tổ chức các buổi thực hành để nhân viên làm quen với ERP.

Chương trình đào tạo nên chia theo nhóm người dùng và phòng ban, từ quản lý đến nhân viên vận hành. Tài liệu và video hướng dẫn cần được cung cấp, cập nhật thường xuyên. Wata Tech thiết kế nội dung đào tạo theo công việc thực tế để nhân viên sớm sử dụng được hệ thống.

4. Chuẩn hóa quy trình trước khi triển khai

Doanh nghiệp cần rà soát quy trình nghiệp vụ trước khi đưa lên ERP. Masan đã xem lại hoạt động sản xuất, kho vận và nhân sự, rồi cải thiện những điểm chưa phù hợp trước khi triển khai hệ thống.

Việc cần làm là xác định các điểm cần sửa trong quy trình hiện tại và điều chỉnh chúng để ERP phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành. Wata Tech hỗ trợ phân tích, chuẩn hóa quy trình theo nhu cầu thực tế.

5. Chọn đối tác ERP phù hợp

Đối tác triển khai ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, chi phí và khả năng hệ thống đáp ứng yêu cầu. Thế Giới Di Động lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm, đồng thời yêu cầu hệ thống có thể mở rộng theo quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Khi đánh giá đối tác, doanh nghiệp nên xem kinh nghiệm trong cùng lĩnh vực, dịch vụ sau triển khai và khả năng tùy chỉnh ERP. Wata Tech cung cấp giải pháp tùy chỉnh cùng dịch vụ hỗ trợ 24/7 cho doanh nghiệp Việt.

6. Quản lý thay đổi trong doanh nghiệp

Nhân viên cần được thông báo sớm về mục tiêu và lý do triển khai ERP. Vinamilk kết hợp truyền thông về lợi ích của hệ thống với các công cụ hỗ trợ người dùng, nhờ đó nhân viên làm quen với thay đổi trong công việc.

Doanh nghiệp cũng cần có kênh xử lý vướng mắc khi sử dụng và tạo điều kiện để nhân viên tham gia quá trình triển khai. Wata Tech hỗ trợ xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi khi doanh nghiệp chuyển sang ERP.

Kết luận

Các kinh nghiệm trên tập trung vào 6 việc cụ thể: lập kế hoạch, có sự tham gia của lãnh đạo, đào tạo người dùng, chuẩn hóa quy trình, chọn đối tác và quản lý thay đổi. Đây cũng là những phần việc đã xuất hiện trong các trường hợp của Masan, Vingroup, Thế Giới Di Động và Vinamilk.