Kế hoạch mua vật tư trong nhà máy thường được lập bằng một file Excel khổng lồ: danh sách đơn hàng, bóc BOM bằng công thức, trừ tồn kho xuất từ phần mềm, rồi người mua hàng ngồi làm tròn theo thùng, theo cuộn. Chỉ cần BOM có nhiều cấp hoặc tồn kho cập nhật trễ một ngày, kế hoạch đã sai. Bài viết này trình bày cách lập kế hoạch mua vật tư từ BOM nhiều cấp với AI: tính nhu cầu ròng, gom theo MOQ và lịch giao của nhà cung cấp, để người mua hàng chỉ cần kiểm tra và duyệt.
Tóm tắt nhanh:
- Kế hoạch mua vật tư từ BOM phải bóc đủ các cấp và xét tồn ở từng cấp.
- Nhu cầu ròng = nhu cầu gộp − tồn khả dụng − hàng đang về + tồn an toàn, tính theo thời gian.
- AI làm tròn theo MOQ, quy cách đóng gói và chọn nhà cung cấp.
- Kế hoạch mua vật tư được tạo thành PO nháp để mua hàng chỉnh và duyệt.
- BOM, lead time và tồn kho đúng là điều kiện để kế hoạch mua vật tư chính xác.
BOM nhiều cấp và vì sao Excel khó theo kịp
Một chiếc tủ gỗ gồm thân tủ, cánh tủ, phụ kiện. Thân tủ gồm ván MDF đã cắt, dán cạnh. Ván đã cắt đến từ tấm MDF nguyên. Mỗi cấp có hao hụt riêng, có thể có tồn bán thành phẩm riêng. Excel bóc được một cấp dễ dàng, nhưng khi có ba, bốn cấp và tồn ở mỗi cấp, công thức trở nên dễ vỡ. Khái niệm BOM xem tại Bill of materials.
Công thức nhu cầu ròng trong kế hoạch mua vật tư
Nhu cầu ròng = Nhu cầu gộp − Tồn khả dụng − Hàng đang về + Tồn an toàn
- Nhu cầu gộp: từ lệnh sản xuất và đơn hàng, bóc qua BOM tất cả các cấp, cộng hao hụt.
- Tồn khả dụng: tồn hiện có trừ phần đã giữ cho lệnh khác, hàng chờ QC, hàng lỗi.
- Hàng đang về: PO đã đặt, chưa nhận, có ngày dự kiến trước ngày cần.
- Tồn an toàn: xem bài tồn kho an toàn cho nhà máy.
Điểm quan trọng là tính theo thời gian (time-phased): nhu cầu ngày 10 không thể dùng hàng về ngày 15.
Ví dụ minh họa
Số liệu giả định. Đơn 500 tủ, giao sau 25 ngày. Mỗi tủ cần 2,4 tấm MDF 18 mm (đã gồm hao hụt cắt).
| Chỉ tiêu | Số lượng (tấm) |
|---|---|
| Nhu cầu gộp MDF | 1.200 |
| Tồn bán thành phẩm ván đã cắt (quy đổi) | 80 |
| Tồn tấm nguyên khả dụng | 310 |
| PO đang về ngày 8 | 200 |
| Tồn an toàn | 100 |
| Nhu cầu ròng | 1.200 − 80 − 310 − 200 + 100 = 710 |
| MOQ nhà cung cấp: bội số 50 tấm/kiện | Đặt 750 tấm |
| Lead time 7 ngày, cần trước ngày 12 | Đặt muộn nhất ngày 5 |
AI làm tương tự cho hàng chục mã khác (bản lề, ray, sơn, keo, thùng carton), gom theo nhà cung cấp và tạo PO nháp.
AI cân đối kế hoạch mua vật tư như thế nào
- Bóc BOM nhiều cấp, xét tồn ở từng cấp.
- Tính nhu cầu theo ngày, đối chiếu với ngày hàng về.
- Làm tròn theo MOQ, quy cách đóng gói, có thể gợi ý tách đơn nếu MOQ quá lớn so với nhu cầu.
- Đề xuất nhà cung cấp theo giá, lead time, tỷ lệ giao đúng hạn.
- Cảnh báo khi không thể đặt kịp với lead time hiện tại, gợi ý phương án: nhà cung cấp khác, vật tư thay thế đã được duyệt, dời lệnh.
Ai làm gì
| Việc | AI | Người |
|---|---|---|
| Tính nhu cầu ròng | Hằng ngày | Kế hoạch rà soát |
| Đề xuất PO | Nháp theo nhà cung cấp | Mua hàng chỉnh, duyệt |
| Vật tư thay thế | Gợi ý từ danh sách đã duyệt | Kỹ thuật xác nhận |
| Dời lệnh | Mô phỏng ảnh hưởng | Kế hoạch quyết định |
So sánh
| Tiêu chí | Excel | Kế hoạch mua vật tư với AI |
|---|---|---|
| BOM nhiều cấp | Dễ sai | Bóc tự động |
| Theo thời gian | Thường bỏ qua | Có |
| Cập nhật | Hằng tuần | Khi có thay đổi |
| MOQ, đóng gói | Làm tay | Tự làm tròn |
Giới hạn
- BOM sai thì kế hoạch sai; xem định mức nguyên vật liệu.
- Lead time phải cập nhật theo thực tế.
- Đơn hàng chưa nhập hệ thống không được tính.
Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch mua vật tư
- Chỉ bóc một cấp BOM: bỏ sót vật tư của bán thành phẩm hoặc tính trùng khi bán thành phẩm đã có tồn.
- Không trừ hàng đã giữ: tồn trên sổ còn nhưng đã được dành cho lệnh khác, dẫn đến thiếu.
- Bỏ qua thời gian: tổng tháng đủ nhưng hàng về sau ngày cần, xưởng vẫn dừng.
- Làm tròn MOQ quá tay: mua cả pallet cho nhu cầu vài thùng, tồn đọng nhiều năm. AI nên cảnh báo khi phần dư do MOQ vượt nhu cầu dự kiến 3–6 tháng.
Checklist 30 ngày
- Rà BOM nhiều cấp cho các sản phẩm chính.
- Cập nhật MOQ, quy cách đóng gói, lead time thực tế của nhà cung cấp.
- Định nghĩa tồn khả dụng và cách giữ hàng cho lệnh.
- Chạy kế hoạch mua vật tư song song với cách làm cũ trong hai tuần.
- So kết quả, xử lý chênh lệch, rồi chuyển sang dùng chính thức.
Giải pháp WATATECH
WT-ERP phân hệ MRP bóc BOM nhiều cấp, tính nhu cầu theo thời gian; WT-AI Suite gom, đề xuất PO và cảnh báo. Đọc thêm: lên đơn hàng tự động bằng AI, đơn mua hàng tự động.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch mua vật tư nên chạy bao lâu một lần?
Với hệ thống tự động, có thể chạy hằng ngày hoặc khi có đơn, lệnh mới.
Có tính được vật tư dùng chung nhiều sản phẩm?
Có; nhu cầu được cộng dồn từ mọi lệnh, mọi sản phẩm.
Kết luận
Kế hoạch mua vật tư từ BOM chính xác khi được tính theo nhiều cấp, theo thời gian và theo ràng buộc nhà cung cấp. AI làm phần tính toán, người làm phần quyết định. Xem demo luồng đơn hàng AI. Hotline: 0965 796 133.
