Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp chuyển đổi số, giảm chi phí

Với công nghệ 4.0, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang tìm cách nối dữ liệu giữa các phòng ban và giảm khối lượng công việc thủ công. Theo báo cáo của Bộ Công Thương, hơn 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam có kế hoạch chuyển đổi số, nhưng chỉ 20% đạt hiệu quả mong muốn do thiếu công cụ phù hợp. ERP (Enterprise Resource Planning) là một trong các hệ thống được dùng cho bài toán này.

Wata Tech cung cấp các phân hệ quản lý nhân sự, kế toán, sản xuất, thương mại điện tử và CRM. Giải pháp được tùy chỉnh theo ngành, quy mô, đồng thời đặt ra yêu cầu đơn giản hóa quy trình, bảo mật dữ liệu và khả năng điều chỉnh khi nghiệp vụ thay đổi.

ERP trong chuyển đổi số

1. ERP và cách hệ thống hỗ trợ vận hành

Ứng dụng ERP trong chuyển đổi số là đưa các quy trình tài chính, chuỗi cung ứng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng lên một hệ thống tích hợp. ERP thường được ví như “bộ não số” vì dữ liệu từ nhiều bộ phận được tập trung và cập nhật để phục vụ quản lý.

Hệ thống kết nối dữ liệu phòng ban, tự động hóa một phần quy trình, cung cấp báo cáo và có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Wata Tech có các module Quản lý Nhân sự, Kế toán, Sản xuất, Tồn kho, POS, CRM và Tự động hóa Tiếp thị cho doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, logistics và tài chính.

2. Lợi ích khi ứng dụng ERP

2.1. Giảm chi phí vận hành

ERP tự động hóa các khâu như quản lý kho, kế toán và sản xuất, nhờ đó giảm thao tác thủ công và sai sót. Panorama Consulting cho biết doanh nghiệp sử dụng ERP có thể giảm trung bình 10-15% chi phí vận hành. Giải pháp quản lý tồn kho của Wata Tech được nêu là đã giúp một doanh nghiệp bán lẻ giảm 20% lượng tồn kho dư thừa, qua đó giảm chi phí lưu kho và vận chuyển.

2.2. Rút ngắn thời gian xử lý

Khi kế hoạch sản xuất và đơn hàng dùng chung dữ liệu, các bộ phận có thể xử lý công việc nhanh và chính xác hơn. Một doanh nghiệp sản xuất dùng ERP của Wata Tech đã giảm thời gian lập kế hoạch sản xuất từ 2 ngày xuống 3 giờ.

2.3. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

CRM và Tự động hóa Tiếp thị phân tích dữ liệu khách hàng, phục vụ cá nhân hóa dịch vụ và phản hồi. Theo Salesforce, doanh nghiệp sử dụng CRM tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên đến 27%.

2.4. Cung cấp dữ liệu cho quyết định

Báo cáo thời gian thực giúp lãnh đạo theo dõi hoạt động trước khi ra quyết định. Chẳng hạn, module Quản lý Dự án của Wata Tech cho phép doanh nghiệp logistics xem tiến độ vận chuyển, sắp xếp lộ trình và theo dõi chi phí nhiên liệu.

2.5. Bảo mật dữ liệu

ERP của Wata Tech sử dụng công nghệ mã hóa và được giới thiệu là tuân thủ tiêu chuẩn ISO 27001 để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.

So sánh trước và sau khi ứng dụng ERP

3. Ứng dụng ERP theo ngành

3.1. Ngành sản xuất

ERP theo dõi chuỗi cung ứng từ nhập nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất đến kiểm soát chất lượng. Module Sản xuất của Wata Tech dùng để dự đoán nhu cầu nguyên vật liệu, sắp xếp dây chuyền và giảm thời gian ngừng hoạt động. Một nhà máy dệt may sử dụng hệ thống này đã giảm tỷ lệ lỗi từ 7% xuống 2% sau 6 tháng.

3.2. Ngành bán lẻ

POS và Thương mại điện tử kết nối bán hàng online với offline, cập nhật tồn kho theo thời gian thực và xử lý đơn hàng. Một chuỗi cửa hàng tại TP.HCM ghi nhận doanh thu tăng 25% sau khi tích hợp POS, thương mại điện tử với ERP.

3.3. Ngành logistics

ERP hỗ trợ theo dõi đơn hàng, kho bãi và lộ trình vận chuyển. Module Kho của Wata Tech được dùng để giảm chi phí vận chuyển, tăng độ chính xác khi giao hàng và dự đoán nhu cầu kho.

3.4. Dịch vụ tài chính

Module Kế toán và CRM quản lý hồ sơ khách hàng, báo cáo tài chính và yêu cầu tuân thủ. Một công ty tài chính đã rút thời gian lập báo cáo từ 5 ngày xuống 1 ngày nhờ ERP.

4. Những việc khó khi triển khai ERP

4.1. Chi phí đầu tư ban đầu

Chi phí triển khai là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Wata Tech cung cấp mô hình ERP trên nền tảng đám mây để giảm chi phí hạ tầng và tính phí theo nhu cầu sử dụng.

4.2. Nhân viên chưa quen hệ thống

Thay đổi công cụ làm việc có thể gặp phản ứng từ người dùng. Wata Tech cung cấp đào tạo và giao diện được thiết kế theo hướng dễ sử dụng.

4.3. Tích hợp hệ thống cũ

Các phần mềm riêng lẻ có thể gây khó khi kết nối dữ liệu. Phần tư vấn và tùy chỉnh của Wata Tech xử lý yêu cầu tích hợp theo hiện trạng của doanh nghiệp.

4.4. An ninh dữ liệu

Rủi ro tấn công mạng cần được xem xét trong thiết kế hệ thống. ERP của Wata Tech có các cơ chế bảo mật để bảo vệ dữ liệu.

5. Lộ trình triển khai ERP

Trước hết, doanh nghiệp đánh giá vấn đề hiện tại, như tồn kho dư thừa hoặc quy trình kế toán chậm. Tiếp theo là chọn module phù hợp với ngành và quy mô, đào tạo nhân sự, rồi triển khai theo giai đoạn từ Kế toán hoặc CRM trước khi mở rộng. Các KPI về thời gian xử lý đơn hàng và chi phí vận hành được dùng để đo kết quả, làm căn cứ điều chỉnh.

Một doanh nghiệp logistics tại Đà Nẵng đã hợp tác với Wata Tech triển khai ERP. Sau 3 tháng, thời gian xử lý đơn hàng giảm 40%, chi phí vận chuyển giảm 15% và tỷ lệ giao đúng hạn tăng từ 85% lên 98%.

6. Phạm vi dịch vụ của Wata Tech

Wata Tech tùy chỉnh ERP theo từng doanh nghiệp, hỗ trợ các ngành sản xuất, bán lẻ, logistics và tài chính. Dịch vụ gồm tư vấn, triển khai, vận hành và hỗ trợ 24/7. Hệ thống được giới thiệu là tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật.

Phạm vi cần đánh giá trước khi ứng dụng ERP

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ quy trình đang gây chi phí hoặc chậm trễ, chọn các module liên quan, thống nhất KPI rồi triển khai từng giai đoạn. Các số liệu về thời gian, chi phí, tỷ lệ lỗi và mức giữ chân khách hàng cần được đo trên cùng phạm vi trước và sau triển khai.