Doanh nghiệp được gì khi triển khai AI Workforce? 4 thay đổi dễ thấy nhất

Khi nhắc đến triển khai AI Workforce, câu hỏi thường gặp là:

“AI có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm bao nhiêu chi phí?”

Nhưng nếu chỉ nhìn AI dưới góc độ “giảm bao nhiêu người” hay “nhanh hơn bao nhiêu phần trăm”, doanh nghiệp rất dễ bỏ qua những thay đổi quan trọng hơn trong vận hành hằng ngày.

Một công việc từng phải chờ đúng người có thể được xử lý sớm hơn.

Một lỗi trong bảng tính có thể được phát hiện trước khi đi tiếp.

Một chuyên viên nhiều kinh nghiệm không còn phải trả lời đi trả lời lại cùng một câu hỏi.

Một quy tắc nghiệp vụ đã được chỉnh có thể được giữ lại để lần sau áp dụng tiếp.

Đó mới là những thay đổi thực tế mà doanh nghiệp nên quan sát khi bắt đầu đưa AI Workforce vào công việc.

1. Công việc không còn phải chờ đúng người

Trong nhiều doanh nghiệp, có những việc tưởng như rất đơn giản nhưng vẫn bị chậm vì phải chờ đúng người phụ trách.

Ví dụ:

• Phòng kinh doanh hỏi tồn kho nhưng phải chờ kho phản hồi
• Nhân viên cần tra cứu một quy định nhưng phải hỏi người có kinh nghiệm
• Một chi nhánh cần xác nhận cách xử lý nghiệp vụ nhưng phải chờ trụ sở
• Báo cáo đến giờ nhưng người phụ trách đang bận

Vấn đề không phải doanh nghiệp không có thông tin.

Thông tin có thể đã nằm trong file, quy trình, bảng giá hoặc hệ thống nội bộ.

Nhưng nếu chỉ một vài người biết cách tìm và xử lý thông tin đó, công việc vẫn bị tạo thành điểm chờ.

Khi triển khai AI Workforce, những câu hỏi lặp lại hoặc đầu việc có nguồn dữ liệu rõ ràng có thể được giao cho Nhân viên AI xử lý trước.

Trong các đơn vị đang sử dụng giải pháp của WATATECH, thời gian phản hồi trung vị được ghi nhận trong khoảng 1,5 đến 3,7 phút đối với những đầu việc phù hợp.

Điều này không có nghĩa mọi công việc đều được xử lý trong vài phút.

Nhưng nó cho thấy một giá trị rất rõ:

Những đầu việc không nhất thiết phải chờ đúng một người mới có thể bắt đầu được xử lý.

2. Sai sót có thể được phát hiện sớm hơn

Một lỗi nhỏ nếu được phát hiện đúng lúc có thể chỉ mất vài phút để sửa.

Nhưng nếu lỗi đó đi tiếp qua nhiều bước, hậu quả có thể lớn hơn nhiều.

Ví dụ:

Một ô tỷ giá trong bảng giá thành bị ghi đè.

Một công thức bị sai sau khi thêm dòng mới.

Hai chứng từ lệch nhau một trường.

Tổng tiền trên hóa đơn không khớp với dữ liệu đã bóc tách.

Nếu những sai lệch này không được phát hiện ở bước đầu, chúng có thể tiếp tục ảnh hưởng đến báo giá, báo cáo, công nợ hoặc dữ liệu trên hệ thống.

Nhân viên AI có thể hỗ trợ đối chiếu, cộng lại, rà soát công thức và chỉ ra những điểm bất thường trước khi dữ liệu được đưa sang bước tiếp theo.

Trong thực tế vận hành, WATATECH ghi nhận các tình huống như ô công thức lỗi, tỷ giá bị đè hoặc chứng từ lệch được phát hiện ngay trong quá trình xử lý, trước khi trở thành sai sót ở bước sau.

Vì vậy, giá trị của AI Workforce không chỉ nằm ở việc làm nhanh hơn.

Một phần quan trọng khác là:

Giúp doanh nghiệp tạo thêm một lớp kiểm tra trước khi sai sót đi xa hơn.

3. Người có kinh nghiệm bớt bị kéo vào việc lặp lại

Trong nhiều phòng ban thường tồn tại một tình huống quen thuộc:

“Cái này phải hỏi anh A.”

hoặc:

“Chị B mới biết xử lý trường hợp này.”

Người có kinh nghiệm thường trở thành điểm tập trung của rất nhiều câu hỏi:

• Quy định này áp dụng thế nào?
• Mã hàng này dùng đơn vị gì?
• Quy trình này xử lý bước tiếp theo ra sao?
• Báo cáo này tính theo công thức nào?
• Trường hợp này dùng bảng giá nào?

Mỗi câu hỏi riêng lẻ có thể không mất nhiều thời gian.

Nhưng khi chúng xuất hiện liên tục trong ngày, người có chuyên môn dễ bị kéo khỏi những công việc thực sự cần kinh nghiệm và phán đoán.

Khi triển khai AI Workforce, một phần kiến thức và quy trình có thể được đưa vào kho tri thức để Nhân viên AI hỗ trợ xử lý các câu hỏi lặp lại.

Người có nghề không biến mất khỏi quy trình.

Ngược lại, họ có thể tập trung hơn vào những việc như:

• xử lý ngoại lệ,
• đánh giá rủi ro,
• làm việc với khách hàng hoặc đối tác,
• ra quyết định,
• cải tiến quy trình.

Đây cũng là một trong những thay đổi WATATECH ghi nhận: các câu hỏi lặp lại không còn dồn hoàn toàn vào một người, giúp người có chuyên môn quay lại phần việc cần phán đoán hơn.

AI Workforce không nhất thiết thay người có kinh nghiệm. Nó giúp doanh nghiệp dùng kinh nghiệm của họ đúng chỗ hơn.

4. Tri thức không còn nằm hoàn toàn trong đầu từng người

Một doanh nghiệp có thể sở hữu rất nhiều tài liệu.

Nhưng “cách làm thật” đôi khi lại nằm trong kinh nghiệm của từng cá nhân.

Ví dụ:

• trường hợp này phải kiểm thêm một bước,
• loại chứng từ này thường hay sai ở trường nào,
• khi gặp mã mới phải xử lý thế nào,
• tình huống nào phải dừng và hỏi người phụ trách.

Những quy tắc nhỏ như vậy thường được hình thành sau nhiều năm làm việc.

Nếu chúng chỉ tồn tại trong trí nhớ của một vài người, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro khi nhân sự nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc không có mặt.

Với Nhân viên AI, những lần được chỉnh có thể được ghi nhận thành quy tắc để lần sau áp dụng lại.

Điều này giúp kinh nghiệm nghiệp vụ dần được chuyển từ:

“Một người biết”

sang:

“Doanh nghiệp có thể giữ lại và tái sử dụng.”

WATATECH cũng ghi nhận đây là một trong những thay đổi rõ nhất khi vận hành Nhân viên AI: mỗi lần trợ lý được chỉnh lại có thể trở thành một luật mới áp dụng cho những lần sau, giúp kinh nghiệm không hoàn toàn mất đi khi người dùng thay đổi.

Triển khai AI Workforce không nên bắt đầu bằng câu hỏi “giảm được bao nhiêu người?”

Đây là một trong những điểm dễ khiến doanh nghiệp đặt sai kỳ vọng.

AI Workforce có thể giúp giảm phần việc lặp lại.

Nhưng điều đó không đồng nghĩa mọi doanh nghiệp đều có thể quy đổi ngay thành một tỷ lệ tiết kiệm nhân sự cố định.

Hiệu quả còn phụ thuộc vào:

• loại công việc được giao,
• chất lượng dữ liệu,
• mức độ chuẩn hóa quy trình,
• số lượng đầu việc lặp lại,
• quyền mà AI được cấp,
• cách doanh nghiệp đo kết quả.

WATATECH không đưa ra một con số phần trăm tiết kiệm cố định cho mọi doanh nghiệp, mà khuyến nghị đo trên chính công việc thực tế sau khi đưa trợ lý vào vận hành.

Một cách đo phù hợp hơn có thể là:

Trước đây mất bao lâu để xử lý đầu việc này?

Bao nhiêu lần phải chờ người phụ trách?

Bao nhiêu sai lệch được phát hiện trước khi đi sang bước tiếp theo?

Người có chuyên môn giảm được bao nhiêu đầu việc lặp lại?

Một quy tắc nghiệp vụ có còn phụ thuộc vào trí nhớ của một người hay không?

Đó là những chỉ số giúp doanh nghiệp nhìn rõ giá trị thực tế hơn.

Doanh nghiệp nên kỳ vọng điều gì khi triển khai AI Workforce?

Nếu nhìn đúng vai trò, triển khai AI Workforce không phải là đưa một “nhân viên ảo biết làm mọi thứ” vào doanh nghiệp.

Đó là quá trình phân chia lại công việc.

Những phần phù hợp như:

• tra cứu,
• tổng hợp,
• đối chiếu,
• kiểm tra,
• theo dõi,
• nhắc hạn,

có thể được AI đảm nhiệm nhiều hơn.

Trong khi con người tiếp tục giữ vai trò ở những phần cần:

• phán đoán,
• xử lý ngoại lệ,
• phê duyệt,
• chịu trách nhiệm,
• ra quyết định.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi:

“AI Workforce có bao nhiêu tính năng?”

doanh nghiệp nên hỏi:

“Sau khi AI bắt đầu tham gia công việc, cách vận hành của chúng ta có thay đổi theo hướng tốt hơn không?”

Bớt chờ, bớt sai, bớt phụ thuộc và giữ lại được tri thức

Đó là 4 thay đổi mà doanh nghiệp có thể quan sát khi triển khai AI Workforce đúng vào những đầu việc phù hợp:

Bớt chờ
→ công việc không phải lúc nào cũng phụ thuộc vào đúng một người.

Bớt sai
→ một số điểm lệch có thể được phát hiện trước khi đi tiếp.

Bớt phụ thuộc
→ người có chuyên môn không phải liên tục xử lý những câu hỏi lặp lại.

Giữ lại tri thức
→ cách làm và quy tắc nghiệp vụ có thể được lưu lại để tái sử dụng.

Đó cũng là cách WATATECH phát triển triển khai AI Workforce – Nhân viên AI: không chỉ tập trung vào việc AI “làm được bao nhiêu”, mà hướng tới những thay đổi có thể nhìn thấy trong vận hành thực tế của doanh nghiệp.

👉 Liên hệ để tìm hiểu giải pháp AI Workforce của WATATECH:

📞 Hotline: 028 3620 3636
📧 Email: info@watatech.com.vn
🌐 Website: https://watatech.com.vn
📘 Fanpage: https://www.facebook.com/WATATECH.ERP/